Als de RDW aan uw bedrijf de erkenning bedrijfsvoorraad toekent, ontvangt u een doos vrijwaringsbewijzen. Deze moet u gebruiken volgens de voorschriften van de erkenning bedrijfsvoorraad. Uitgebreide informatie over het invullen, de afgifte en het bestellen van vrijwaringsbewijzenhierover leest u in hoofdstuk 5.9 van de informatiemap voor de voertuigbranche.
De bestelbon voor een nieuwe doos met vrijwaringsbewijzen kunt u onderaan deze pagina downloaden.

Digitale vrijwaringsbewijzen
Als erkenninghouder kunt u vanaf 1 oktober 2007 zelf kiezen hoe u een vrijwaringsbewijs afgeeft. Naast de bestaande manier (invullen voorbedrukte formulieren) kunt u een volledig ingevuld vrijwaringsbewijs en/of bedrijfsvoorraadbewijs direct in één keer op blanco A4 uitprinten. Bij beide manieren meldt u via Online Registratie Bedrijfsvoorraad (ORB) een voertuig aan in de bedrijfsvoorraad. Na uitvoering van geautomatiseerde controles stuurt de RDW digitaal het volledig ingevulde vrijwaringsbewijs en het bedrijfsvoorraadbewijs naar uw computer.
 
Nieuwe manier van afgeven
Het digitale vrijwaringsbewijs en bedrijfsvoorraadbewijs kunt u ook rechtstreeks vanuit ORB printen. Het document is meerdere malen te printen. Zo kunt u mogelijke foute prints rechtzetten en eventueel een kopie voor de eigen administratie maken. De digitale documenten kunt u ook digitaal opslaan.

Nieuwe vormgeving vrijwaringsbewijs
Voor de digitale manier van afgeven  zijn er twee nieuwe documenten (vrijwaringsbewijs 3 E 316 en bedrijfsvoorraadbewijs 3 E 144). Beide nieuwe documenten hebben formaat A4 en zijn (inclusief RDW-logo) volledig zwart-wit. Ook hebben de formulieren een introductietekst die de betekenis van het document uitlegt. Daarnaast is er onderaan het document plaats voor variabele tekst, die de RDW met enige regelmaat zelf wijzigt. Het volgnummer van het document verdwijnt, maar de transactiecode blijft uiteraard bestaan.

De modellen die u al gebruikt  voor afgifte  (vrijwaringsbewijs 3 E 315 en bedrijfsvoorraadbewijs 3 E 145) blijven ongewijzigd. Bij de downloads onder aan deze pagina kunt u zien welke vrijwaringsbewijzen vanaf 1 oktober 2007  in omloop zijn.

Eisen aan de printer voor digitaal vrijwaren
De RDW stelt minimale eisen aan de printer die u gebruikt om een digitaal vrijwaringsbewijs uit te printen:

• de printer moet in staat zijn het document volledig te printen
• de zwarting van het geprinte document moet dusdanig zijn, dat het goed leesbaar is
• het papierformaat is A4 met een gramsgewicht van minimaal 80 en maximaal 10gram
• het papier moet egaal wit (niet glanzend) en dubbelzijdig blanco zijn.

Let op! U mag  geen bedrijfs- of andere kenmerken op het document  toegevoegen.