In principe moet de eigenaar zelf zijn voertuig op zijn naam zetten. De mogelijkheden om iemand anders dat te laten doen (machtigen) zijn zeer beperkt.

Particulieren en instellingen
Particulieren en instellingen kunnen alleen voertuigbedrijven met een erkenning bedrijfsvoorraad machtigen. Een bedrijf met een erkenning bedrijfsvoorraad is herkenbaar aan een erkenningssticker waarop staat "afgifte vrijwaringsbewijzen".

Bedrijven, verenigingen en stichtingen
Voor bedrijven, verenigingen en stichtingen is er een ruimere machtigingsregeling. De tekenbevoegde van een bedrijf, vereniging of stichting kan iedereen van achttien jaar en ouder met een Nederlands woon- of vestigingsadres machtigen. Dat kan bijvoorbeeld een medewerker van het bedrijf zijn. U kunt ook een erkend bedrijf machtigen.

Machtigingsformulier
Voor de machtiging is een machtigingsformulier nodig dat door de eigenaar van het voertuig of tekenbevoegde van bedrijf, vereniging of stichting is ingevuld en ondertekend. Het machtigingsformulier is verkrijgbaar op de grotere postkantoren, bij de keuringsstations en de balie van RDW-kantoren.