1 Doelstellingen van het inkoopbeleid en kwaliteit

Het inkoopbeleid van de RDW is erop gericht om de bedrijfsvoering van de RDW zo goed mogelijk te ondersteunen. Inkoopdoelstellingen worden dan ook afgeleid van de doelstellingen van de bedrijfsvoering van de RDW. De RDW wil de volgende doelstellingen met het inkoopbeleid realiseren:

  1. Doelmatigheid
    Inkoop is gericht op continuïteit, efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoering van de RDW.
  2. Rechtmatigheid
    De RDW leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na en legt afspraken op een verantwoorde wijze vast.
  3. Professionaliteit en integriteit
    De RDW koopt professioneel in, ontwikkelt de professionaliteit verder en handelt integer.
  4. Duurzaamheid
    Met inkoop wordt een bijdrage geleverd aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de RDW.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn in het volgende hoofdstuk uitgangspunten uitgewerkt ten behoeve van de doelmatigheid, rechtmatigheid, professionaliteit en integriteit en duurzaamheid.

2.1 Uitgangspunten t.b.v. doelmatigheid en kwaliteit

  1. Make or buy
    Ten behoeve van de make- or buybeslissing wordt een afweging gemaakt aan de hand van meerdere factoren, waaronder financiën, kennis en vaardigheden, capaciteit en/of risico’s.
  2. Product- en marktanalyse
    Inkoop kan plaatsvinden op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse. Om de markt te leren kennen kan een product en/of marktanalyse worden uitgevoerd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
  3. Onafhankelijkheid
    De RDW streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van leveranciers zowel voor, tijdens als na de contractperiode. De RDW moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes van leveranciers vanuit doelmatigheid, maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
    Ook is een te grote afhankelijkheid van een leverancier ten opzichte van de RDW niet wenselijk.
  4. Samenwerkingsverbanden
    De RDW heeft oog voor voordelen van samenwerking binnen de overheid bij inkopen. Samenwerking kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een inkooptraject en/of kennisuitwisseling. Voorbeelden zijn participatie in compacte overheid op het gebied van datacenter, meedoen met rijksaanbestedingen en kennisuitwisseling met andere (semi)overheidsorganisaties. Wanneer de RDW participeert in een aanbestedingscollectief, sluit het zich aan bij het aanbestedingsbeleid van het aanbestedingscollectief.
    Aan samenwerking dient een businesscase ten grondslag te liggen.

2.2 Uitgangspunten t.b.v. rechtmatigheid

  • 2.2.1 Juridisch kader
    De RDW leeft de wet- en regelgeving en toegepaste voorwaarden na. De voor het aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving en toegepaste voorwaarden zijn:
    - Aanbestedingswet 2012
    Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De Aanbestedingswet behelst onder andere bepalingen ten behoeve van kansen voor het mkb, het verminderen van administratieve lasten en het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria;
    - De Uniforme Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures voor aanbestedende diensten als bedoeld in het Aanbestedingsbesluit van 11 februari 2013;
    - De Gids Proportionaliteit;
    - De algemene aanbestedingsbeginselen van gelijkheid, transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit;
    - De algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel;
    - Het Aanbestedingsreglement Werken 2013 (ARW 2013);
    - Het Burgerlijk Wetboek;
    In het Burgerlijk Wetboek is het wettelijke kader voor overeenkomsten opgenomen.
    - De Wegenverkeerswet, hoofdstuk 1A (De Dienst Wegverkeer) en overige relevante hoofdstukken;
    - ARVODI-2016 inclusief aanvullingen;
    - ARBIT-2016 inclusief aanvullingen;
    - ARIV – 2016 inclusief aanvullingen;
    - De Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV).
  • 2.2.2 Bepalen van de inkoopprocedure

RDW houdt de drempels aan voor Europese aanbestedingen. Deze zijn:

Categorie Drempelbedrag Procedure
Leveringen, diensten € 221.000,00 (excl. BTW) Europees
Werken € 5.248.000,00 (excl. BTW) Europees
Op grond van artikel 1.4 leden 1 en 3 van de Aanbestedingswet dient de keuze van de procedure te worden gemotiveerd aan de hand van objectieve criteria. De keuze van de procedure kan worden gemotiveerd met een enkele verwijzing naar dit inkoopbeleid indien de volgende drempelbedragen worden aangehouden. Deze drempelbedragen zijn in overeenstemming met de richtsnoeren die zijn aangegeven in de Gids Proportionaliteit.
Categorie Drempelbedrag Procedure
Leveringen, diensten € 50.000,00 (excl. BTW) Meervoudig onderhands
Werken € 150.000,00 – 1.500.000,00
excl. BTW
Meervoudig onderhands
Werken 1.500.000 excl. BTW Nationaal openbaar

Afwijkingen dienen te worden gemotiveerd. Aanleiding tot afwijking kunnen in elk geval de volgende in de Gids Proportionaliteit genoemde aspecten zijn: omvang van de opdracht, de transactiekosten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst, het aantal potentiele inschrijvers, het gewenste eindresultaat, de complexiteit van de opdracht, het type van de opdracht en het karakter van de markt.

Indien sprake is van grensoverschrijdend belang dient een passende mate van openbaarheid in acht te worden genomen door bijvoorbeeld een nationale openbare procedure te volgen. Op grond van artikel 1.4 leden 1 en 3 van de Aanbestedingswet dient de keuze van de uit te nodigen leveranciers te worden gemotiveerd aan de hand van objectieve criteria. Objectieve criteria kunnen zijn ervaring en/of kennis en/of andere objectieve criteria. Om het leveranciersbestand van de RDW te beheersen, wordt eerst nagegaan of de behoefte kan worden uitgevraagd bij leveranciers die reeds voorkomen in het actuele leveranciersbestand (contractenregister). Indien aan de hand van het huidige leveranciersbestand geen of onvoldoende leveranciers kunnen worden bepaald, wordt ook buiten het actuele leveranciersbestand gezocht.

  • 2.2.3 Mandaat en volmacht
    Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de RDW. De RDW is slechts gebonden aan civielrechtelijke verplichtingen op basis van civielrechtelijke vertegenwoordiging. De actuele mandaatregeling is gepubliceerd in de Staatscourant en tevens in de Kamer van Koophandel.
  • 2.2.4 Klachtenprocedure
    • 4.1 Klachten worden (uitsluitend) schriftelijk of via het online klachtenformulier ingediend bij het klachtenmeldpunt overeenkomstig het gestelde in 4.2. Het klachtenmeldpunt is als volgt te benaderen: .            
    • 4.2 Bij het indienen van een klacht moet onder meer duidelijk worden aangeven waarover de klacht gaat en hoe volgens de klager het knelpunt opgelost kan worden. De klacht moet bovendien voorzien voorzien zijn van (i) dagtekening, (ii) naam indiener,  (iii) adres indiener, (iv) e-mailadres indiener, en (v) kenmerk en  titel van de onderhavige aanbestedingsprocedure.
    • 4.3 De klachtbehandelaar informeert de indiener van de klacht zo spoedig mogelijk en gemotiveerd over het door de  RDW genomen besluit naar aanleiding van de klacht. De verantwoordelijke inkoper informeert tevens – gelijktijdig - eventuele andere belanghebbenden over het genomen besluit, indien en voor zover de aanbestedingsbeginselen hiertoe nopen.
    • 4.4 Indien een leverancier die aan een aanbesteding deelneemt een klacht heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dan kan de leverancier dit kenbaar maken door een vraag te stellen of een opmerking te plaatsen in het kader van de nota van inlichtingen in het kader van de betreffende aanbesteding. Mocht de leverancier na ontvangst van de Nota van Inlichtingen (nog steeds) een klacht hebben, dan kan gegadigde een klacht indienen bij het klachtenmeldpunt aanbesteden van de RDW zoals hiervoor aangegeven.

2.3 Uitgangspunten ten behoeve van professionaliteit en integriteit

  • 2.3.1 Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid van het management bij de inkoopdoelstellingen, afgewogen besluitvorming, adequate omgang met risico’s en het ontwikkelen van contractmanagement. De RDW spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van inkoop.
    Geïnvesteerd wordt in vaardigheden en kennis van de in te kopen diensten, leveringen en/of werken, marktomstandigheden, de relevante wet- en regelgeving en inkoopontwikkelingen zoals digitaal aanbesteden, bestellen en factureren en best value procurement.
  • 2.3.2 De RDW heeft voor haar medewerkers een integriteitsbeleid opgesteld. De RDW verwacht dat ook haar leveranciers integer handelen. Een toetsing van de integriteit van leveranciers bij inkooptrajecten is mogelijk.

2.4 Uitgangspunten voor duurzaamheid

De maatschappelijke positie van de RDW vereist een kwalitatief hoge dienstverlening en een zorgvuldige publieke verantwoording. Maatschappelijk verantwoord ondernemen hoort hierbij. De RDW wil verantwoordelijkheid nemen voor de gevolgen die zijn activiteiten en beslissingen hebben op mens, milieu en maatschappij. Hier wil de RDW publiek verantwoording over afleggen. Het duurzaamheidsbeleid van de RDW richt zich ook op duurzaam inkopen. De RDW past de duurzaamheidseisen van RVO toe bij Europese aanbestedingen. De RDW kan aanvullende duurzaamheidscriteria stellen bij zijn inkopen. Zie ook de MVO-doelstelling van de RDW.