In het kentekenregister registreren we voertuigen en de personen, bedrijven of andere organisaties die deze voertuigen op hun naam hebben staan. Ook houden we bij of een voertuig op tijd een APK-keuring heeft gehad en verzekerd is. De gegevens over voertuigen zijn gratis door iedereen in te zien. Gegevens over personen die bij die voertuigen horen, geven we alleen aan de persoon die het voertuig op naam heeft staan (de “tenaamgestelde”). Ook partijen die in de wet zijn aangegeven, zoals de politie, de belastingdienst of het CJIB, kunnen deze persoonsgegevens inzien. Denk ook aan importeurs voor terugroepacties, de ANWB voor het terughalen van auto’s uit het buitenland en verzekeraars voor het afhandelen van schade.
Als andere personen uw gegevens willen inzien, maar daarvoor geen wettelijke reden hebben, dan doen we dat alleen als u daar schriftelijk toestemming voor geeft. Marktpartijen als garagebedrijven krijgen nooit persoonsgegevens van de RDW voor commerciële doelen. We bewaren de gegevens 9 jaar, zoals de wet voorschrijft. Daarna worden ze vernietigd.
Het rijbewijs is een identiteitsdocument. In het Rijbewijzenregister dat de RDW beheert, staan daarom diverse persoonsgegevens van de rijbewijshouder, zoals naam- en adresgegevens en pasfoto. Ook leggen we soms bijzondere persoonsgegevens vast, bijvoorbeeld medische gegevens die met de rijbevoegdheid te maken hebben. Daarnaast kunnen we strafrechtelijke gegevens en ongeldigverklaringen vastleggen als dat van toepassing is.
Persoonsgegevens worden alleen uit het Rijbewijzenregister gegeven aan de houder van het rijbewijs of aan partijen die in de wet zijn aangegeven, zoals de politie. Ook kunnen bepaalde partijen opvragen of een rijbewijs geldig is. Gegevens blijven ook bewaard als een rijbewijs niet meer geldig is. 5 jaar na het overlijden van de persoon - of als de persoon de leeftijd van 110 jaren heeft bereikt – verwijderen we de gegevens uit het register.
We registreren de bedrijven en organisaties in de autobranche die van de RDW een erkenning en/of handelaarskenteken hebben gekregen en personen met een bevoegdheid (keurmeesters en technici). Met die erkenning of bevoegdheid kunnen zij bepaalde diensten aanbieden. Denk aan het doen van een APK of het op naam zetten van voertuigen. Van deze bedrijven registreren we allerlei algemene gegevens, zoals adressen en bankgegevens en van keurmeesters en technici registeren wij gegevens zoals adressen en telefoonnummers. We houden ook bij of deze bedrijven hun werk volgens de regels doen. Dat doen we ook bij individuele keurmeesters en technici.
We houden dit bij om de kwaliteit van het werk te kunnen beoordelen. Op basis van bevindingen/fouten krijgen erkenninghouders en bevoegde personen (keurmeesters en/of technici) van de erkenningen APK, Gasinstallatie (LPG) en Tachograaf via een bonus- malussysteem (aftrek)punten toegekend. De score heeft invloed op de mate van toezicht die zij kunnen verwachten. We gebruiken daarvoor een algoritme dat alleen adviseert of het efficiënt is om een fysieke controle in te plannen.
Maakt een bedrijf gebruik van de digitale diensten van de RDW, dan gebeurt dat via een beveiligde verbinding. Die zorgt ervoor dat de gegevens die worden uitgewisseld goed beschermd zijn. Om een veilige verbinding te maken, gebruikt het bedrijf een zogeheten certificaat. De RDW registreert waar vandaan (plaats/IP-adres) een verbinding wordt gemaakt. Zo kunnen we eventuele digitale bedreigingen op tijd opmerken. De RDW koppelt een IP-adres niet aan een gebruiker. Deze gegevens worden gescheiden van elkaar (tijdelijk) opgeslagen.
Een RDW-erkenninghouder heeft een eigen wettelijke taak en verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de burger. Dat brengt met zich mee dat de erkenninghouder voor deze persoonsgegevens een eigen verantwoordelijkheid heeft en daarmee als verwerkingsverantwoordelijke is aan te merken. De enige uitzondering hierop zijn de fotografen binnen het proces digitale aanvraag van het rijbewijs (DAR).
Het zijn van verwerkingsverantwoordelijke brengt ook met zich mee dat een erkenninghouder zelf datalekken moet registreren en indien nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Omdat erkenninghouders geen overheidsorgaan zijn, niet op grote schaal persoonsgegevens verwerken en ook waarschijnlijk geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerken, zal hij doorgaans niet verplicht zijn om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen.
Betaal je met je mobiele telefoon of digitale parkeerautomaat voor je parkeerplaats? Dan worden in de meeste gemeenten gegevens in het Nationaal Parkeer Register (NPR) opgeslagen. De RDW beheert dit register in opdracht van de gemeenten. Het gaat bijvoorbeeld om je kenteken, de locatie en de duur van die parkeerperiode.
Het NPR is niet verbonden met het kentekenregister, dus persoonsgegevens staan hier niet in. Gemeenten leggen ook de nummers van gehandicaptenparkeerkaarten in NPR vast. Na de bewaartermijn worden de gegevens weggegooid. Lees meer over de bewaartermijnen op de site van Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten (SHPV).
Op het keuringsstation en bij het testcentrum worden allerlei soorten voertuigen en voertuigonderdelen onderzocht, gekeurd en getest. Daarbij controleren we het chassis- of framenummer (ofwel: voertuigidentificatienummer (VIN)) en andere nummers die samenhangen met het voertuig. Ook controleert de keurmeester de documenten die bij het voertuig horen.
Zet u een voertuig bij een keuringsstation op naam, dan registreert de RDW ook de gegevens op uw legitimatiebewijs. Op keuringsstations en bij het testcentrum worden soms beelden gemaakt van voertuigen, bijvoorbeeld van auto’s met schade. Ook gebruiken we camera’s om het pand te beveiligen.
De RDW voert testen uit (of woont testen bij) ten behoeve van een individuele- of typegoedkeuring, en opereert voor nationale klanten als testhuis. Daarnaast legitimeert Testen de bijdrage aan de totstandkoming van wet- en regelgeving en de ondersteuning aan het ministerie en andere overheidsorganisaties. De RDW voert tevens testen uit ten behoeve van experimenten en innovatieve ontwikkelingen met als primair doel kennis- en expertiseontwikkeling. Ten behoeve van deze wettelijke taak verwerkt de RDW persoonsgegevens. Dit zijn contactgegevens van contactpersonen van de aanvragers. Dat zijn in de meeste gevallen medewerkers van een fabrikant.
Het is voor Fabrikanten van voertuigen en voertuigonderdelen vaak verplicht een typegoedkeuring te hebben als zij hun producten in de handel willen brengen in een bepaald land binnen de EU. Typegoedkeuringen hebben als doel de verkeersveiligheid en het milieu positief te bevorderen. RDW is de typegoedkeuringsautoriteit namens Nederland en behandelt typegoedkeuringsaanvragen die bij de RDW worden ingediend. Ten behoeve van deze wettelijke taak verwerkt de RDW persoonsgegevens. Dit zijn contactgegevens van contactpersonen van de aanvragers. Dat zijn in de meeste gevallen medewerkers van een fabrikant.
Om de locaties van de RDW goed te bewaken en te beveiligen, maken we camerabeelden. Dit geldt voor de kantoren in Zoetermeer, Veendam en Groningen, het
testcentrum in Lelystad (TCL) en onze keuringsstations. We maken dan beelden van de situatie en geen gerichte beelden van personen. Na 28 dagen vernietigen we de beelden, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor (politie)onderzoek. Bezoekt u een kantoor van de RDW, dan vragen wij u om u te legitimeren. Dat doen we ook vanwege beveiliging.
De RDW heeft meerdere websites, zoals deze site, maar ook die van het Nationaal Parkeer Register. Via onze websites kunt u ook digitaal diensten van de RDW gebruiken, zoals een vervangend kentekenbewijs aanvragen, een RDW-Voertuigrapport bestellen of (voor erkende bedrijven) een APK afmelden.
De websites gebruiken cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst als u de websites van de RDW bezoekt. Ook gebruiken we trackingpixels. Zo leggen we vast hoe u de site van de RDW gebruikt. De trackingpixels worden alleen gebruikt om de website te verbeteren.
Ook hebben we tijdelijke websites, zoals voor speciale evenementen. Voor het aanmelden voor deze evenementen en het informeren van de deelnemers vragen we soms ook persoonsgegevens op. Na afloop van het evenement vernietigen we deze gegevens.
Met enige regelmaat voeren we onderzoeken uit, bijvoorbeeld naar de tevredenheid van onze klanten. Dat doen we om onze dienstverlening te verbeteren. Daarvoor gebruiken we soms namen en adressen uit onze registers of telefoonnummers en e-mailadressen die u heeft gebruikt om contact met ons op te nemen. U mag het onderzoek altijd weigeren. Doet u mee aan een onderzoek, dan vertellen we u waar het onderzoek voor bedoeld is.
De resultaten van het onderzoek zijn nooit terug te leiden naar individuele personen – tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven. Zodra de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, gooien we ze weg. Huren we een bureau in om het onderzoek uit te voeren, dan maken we de afspraak dat het bureau zich ook aan deze regels houdt. Wilt u niet benaderd worden, dan kunt u dat aangeven en houden we dat bij.
Soms wilt u meer weten over de diensten van de RDW. Dan kunt u per telefoon, e-mail, brief, aan de klantenbalie of via social media contact opnemen met de Klantenservice van de RDW. Om uw vraag goed te kunnen beantwoorden, vraagt de medewerker soms om persoonsgegevens, zoals uw naam of het kenteken of registratienummer van uw voer- of vaartuig. Sommige gesprekken nemen we op, zodat we onze medewerkers beter kunnen trainen. Ook gaan we zo na waarover de gesprekken gaan. Met die kennis kunnen we onze processen verbeteren. Na die training gooien we de opnamen weg.
In het Centraal Register Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorrijtuigen (CRWAM) dat de RDW beheert, staan de WA-dekkingen van voertuigen geregistreerd. Als u een verzekering voor uw voertuig afsluit of stopt, moet uw verzekeraar zorgen dat dit goed in het verzekeringsregister terecht komt. In dit verzekeringsregister staan de gegevens van uw verzekeringsmaatschappij of tussenpersoon, het polisnummer en de start- en einddatum van de verzekering geregistreerd.
De RDW en politie gebruiken het verzekeringsregister om te controleren of een voertuig verzekerd is. Ook sommige beroepsbeoefenaren, die door de minister van Infrastructuur en Waterstaat zijn aangewezen, mogen de gegevens in bepaalde gevallen bekijken. Bijvoorbeeld om schade af te handelen.
In het snelle motorbotenregister registreren we snelle motorboten en de personen, bedrijven of andere rechtspersonen die voor deze vaartuigen aansprakelijk zijn. Dat doen we voor de veiligheid op het water. Persoonsgegevens uit het motorbotenregister worden alleen gegeven aan de geregistreerde eigenaar of aan partijen die toezicht houden op het water, zoals de politie. We bewaren de gegevens 9 jaar, zoals de wet voorschrijft. Daarna worden ze vernietigd.
De RDW verleent ontheffingen voor exceptioneel transport. Exceptioneel transport is transport dat groter en/of zwaarder is dan de wet toestaat. De RDW voert deze taak uit namens alle Nederlandse wegbeheerders. Zo levert de RDW een belangrijke bijdrage aan verkeersveiligheid, doorstroming van het verkeer en behoud van infrastructuur. Van de aanvrager leggen we het kenteken, de naam en adresgegevens vast.
Sinds 31 december 2020 is de registratie met betrekking tot onbemande luchtvaartuigen (Drones) aan ons opgedragen. Wij hebben daarvoor een register voor exploitanten en een register voor piloten op afstand. In deze registers staan diverse persoonsgegevens van de piloot op afstand of exploitant, zoals naam en adresgegevens. Wij verstrekken deze gegevens alleen aan degene op wie ze betrekking hebben en aan partijen die daarvoor in de wet zijn aangewezen, zoals de politie en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).
De registraties van exploitanten en piloten op afstand zijn gebonden aan een geldigheidsduur. Voor exploitanten is dit 1 jaar na registratie en voor piloten op afstand 5 jaar na registratie van het vliegbewijs. Registraties kunnen worden verlengd. De bewaartermijn is zowel voor exploitanten als piloten op afstand 5 jaar na beëindiging van de registratie. Gedurende die termijn moeten handhavende instanties kunnen zien dat er een registratie is geweest.
Heeft u een klacht over onze dienstverlening of bent u het niet eens met een besluit? De RDW registreert klachten. Ook hebben we een systeem waarin uw bezwaar- en beroepschriften worden vastgelegd. Daarbij registreren we gegevens zoals uw woon- en verblijfplaats, gegevens om contact met u op te kunnen nemen en belangrijke gegevens die met uw zaak te maken hebben. Dat kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn, zoals gegevens over uw gezondheid. Klachten worden 5 jaar bewaard, bezwaar en beroep 10 jaar. Daarna worden de gegevens vernietigd.