De wet of de minister heeft de RDW aangewezen om diverse taken te doen. Om die taken te doen, gebruiken we de volgende persoonsgegevens:
- Gegevens over u als persoon. Dat zijn bijvoorbeeld uw naam, titel, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht, maar ook uw rijbevoegdheid.
- Gegevens over uw woon- en verblijfplaats, zoals uw adresgegevens.
- Identificerende nummers die tot u te herleiden zijn, zoals het burgerservicenummer (BSN) en DigiD.
- Gegevens die met communicatie te maken hebben, zoals een e-mailadres, IP-adres en correspondentieadres.
Als het nodig is om onze taken te doen, registreren we ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid (zoals het dragen van een bril) in het Rijbewijzenregister. Als het nodig is, registreren we ook strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, zoals een APK-boete. In de wet- en regelgeving staat precies wat we daarbij wel en niet mogen doen.
Persoonsgegevens geeft u zelf aan ons door als u een aanvraag indient of een dienst gebruikt. Wij hebben de plicht om te controleren of de gegevens kloppen, bijvoorbeeld bij de Belastingdienst of bij uw gemeente. Daarnaast ontvangt de RDW persoonsgegevens van andere instanties. Het hangt van de taak af om welke gegevens het gaat. Voor het opvragen van deze persoonsgegevens is altijd een wettelijke reden.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze taken te kunnen uitvoeren. Die taken staan in de wet of hebben we van de minister opgedragen gekregen. De belangrijkste taken van de RDW zijn:
- Voertuigen en voertuigonderdelen toelaten op de Nederlandse en Europese markt.
- Toezicht houden op door de RDW erkende bedrijven
- De technische staat van voertuigen controleren.
- Verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevens over voertuigen, over op wiens naam de voertuigen staan en de documenten die daarbij horen.
- Documenten afgeven die nodig zijn voor voertuigen, zoals kentekenbewijzen en het APK-formulier of die nodig zijn voor personen, zoals rijbewijzen.
We mogen persoonsgegevens opvragen en registreren om de volgende redenen:
- Om een taak uit te voeren die in de wet staat. Die wettelijke taken gaan altijd over veiligheid, duurzaamheid en rechtszekerheid in mobiliteit. Een groot deel van onze wettelijke verplichtingen staat in de Wegenverkeerswet.
- Om een afspraak (overeenkomst) uit te voeren tussen de RDW en u als burger, klant of relatie;
- Wanneer de RDW om een andere reden kan aantonen dat ze de persoonsgegevens nodig hebben (‘gerechtvaardigd belang’). Vanwege deze reden gebruiken we bijvoorbeeld camerabeelden voor de beveiliging en gebruiken we cookies voor onze websites;
- Wanneer u toestemming heeft gegeven voor de verwerking.
We vragen en registreren niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het uitvoeren van onze taken. Om ons werk te doen, gebruiken we ook geautomatiseerde besluitvorming. Zo controleert het systeem of een voertuig verzekerd of APK-gekeurd is. U kunt tegen zo’n besluit in bezwaar gaan.
De RDW bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig of dan is toegestaan volgens de wet. Daarna vernietigen we de gegevens. Hoe lang we gegevens mogen bewaren, staat in de zogeheten selectielijst..
Binnen de grenzen van de wet delen wij ook persoonsgegevens met andere organisaties:
- Overheidsorganisaties die wettelijke en publieke taken uitvoeren. Denk aan de Belastingdienst, Openbaar Ministerie, CJIB, gemeenten en de politie.
- Bepaalde categorieën beroepsbeoefenaren die door de minister van Infrastructuur en Waterstaat zijn aangewezen (bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen en advocaten). In deze opleidingsfilm 'Gevoelige informatie kentekenregister' wordt uitgelegd welke gegevens ze mogen raadplegen.
- Nationale Contactpunten van lidstaten van de Europese Unie, bijvoorbeeld vanwege bepaalde verkeersovertredingen, tolgeld of parkeerbelasting.
- Wanneer de RDW een melding krijgt over tellerstandfraude worden de contactgegevens van de melder in overleg met de melder gedeeld met de Vereniging Aanpak Tellerfraude (VAT) voor nader onderzoek.
- Bedrijven die in opdracht van de RDW persoonsgegevens verwerken.