BESLUIT

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:
De Kaderwet: de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;
De Wet: de Wegenverkeerswet 1994;
De Ministeriële regeling: de Regeling sturing van en toezicht op de Dienst Wegverkeer;
De Beleidsregels: de Beleidsregels sturing van en toezicht op de Dienst Wegverkeer;
De Minister: de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.

Artikel 2

De directie bestaat uit:
a.     de Algemeen Directeur;
b.     de Directeur Bedrijfsvoering.

Artikel 3

De dagelijkse leiding van de RDW berust bij de Algemeen Directeur en de Directeur Bedrijfsvoering.

Artikel 4

De RDW wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de Algemeen Directeur en bij diens afwezigheid door de Directeur Bedrijfsvoering.

Artikel 5

  1. Een directielid vervult geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie als bestuurder van de RDW. Belangrijke nevenfuncties van een directielid, anders dan uit hoofde van zijn functie als bestuurder van de RDW, worden door het directielid vooraf ter goedkeuring aan de raad van toezicht voorgelegd en na goedkeuring aan de Minister gemeld. Nevenfuncties anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt door het ter inzage leggen van een opgave van deze nevenfuncties bij de RDW en bij de Minister. 
  2. Een directielid zal:
    a. niet in concurrentie treden met de RDW;
    b. geen (substantiële) schenkingen van de RDW voor zichzelf, voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen;
    c. ten last van de RDW zichzelf en/of derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen;
    d. geen zakelijke kansen die aan de RDW toekomen voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten.
  3. Een directielid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de RDW en/of voor het betreffende directielid terstond aan de voorzitter van de raad van toezicht en aan de overige directieleden en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de RDW voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon i) waarin het directielid persoonlijk een materieel financieel belang houdt, ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een directielid van de RDW, of iii) waarbij het directielid van de RDW een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.
  4. Een directielid neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over en vertegenwoordigt de RDW niet inzake een onderwerp waarbij het directielid een tegenstrijdig belang heeft. De voorzitter van de raad van toezicht is inzake een onderwerp beslissings- en vertegenwoordigingsbevoegd indien alle directieleden ten aanzien van dat onderwerp vanwege een tegenstrijdig belang zijn uitgesloten van uitoefening van de bevoegdheden.
  5. Alle besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van directieleden spelen worden onder gebruikelijke condities genomen. Besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van directieleden spelen en die van materiële betekenis zijn voor de RDW en/of het betreffende directielid behoeven goedkeuring van de raad van toezicht.

Artikel 6

  1. Er is een Managementteam (MT) waarvan de volgende functionarissen deel uitmaken:
    a. de Divisiemanager Toezicht en Beoordeling;
    b. de Divisiemanager Voertuig Regelgeving & Toelating;
    c. de Divisiemanager Registratie en Informatie;
    d. de Divisiemanager ICT (Informatie en Communicatie Technologie);
    e. het Hoofd F&C (Financiën en Control);
    f. het Hoofd JBZ (Juridische en Bestuurlijke Zaken);
    g. het Hoofd HR (Human Resources);
    h. het Hoofd Communicatie;
    i. het Hoofd SeO (Strategie en Omgeving).
  2. De directie overlegt geregeld met het MT. Het hoofd van de afdeling Facilitair Bedrijf ontvangt de stukken en kan deelnemen aan het overleg waar het betreft algemene RDW-brede of specifieke onderwerpen.
  3. De besluiten van de directie worden unaniem genomen. Indien de stemmen staken, dan volgt nader beraad. Indien ook dan geen overeenstemming wordt bereikt en volgens één van beide directieleden een besluit noodzakelijk is, dan wordt de (voorzitter van de) raad van toezicht geraadpleegd.  Na dit overleg met de (voorzitter van de) raad van toezicht neemt de Algemeen Directeur een besluit.
  4. De directie overlegt afzonderlijk en periodiek met de leden van het Managementteam en met de hoofden, genoemd in het tweede lid.
  5. De directie sluit ieder jaar in december met de leden van het Managementteam, alsmede met de hoofden, genoemd in het tweede lid, een managementcontract voor het daarop volgende jaar. In dit contract wordt aangegeven welke prestaties met welke middelen in het betreffende jaar worden geleverd.
  6. Na ieder kwartaal overlegt een directielid met de leden van het Managementteam en met de hoofden, genoemd in het tweede lid, over de voortgang van het managementcontract aan de hand van een schriftelijke rapportage.

Artikel 7

Besluiten van de directie worden schriftelijk vastgelegd en binnen de organisatie kenbaar gemaakt.

Artikel 8

  1. Er is een bedrijfsvoeringoverleg. Hierin overlegt de Directeur Bedrijfsvoering periodiek met de Divisiemanager Toezicht en Beoordeling, de Divisiemanager Voertuig Regelgeving & Toelating, de Divisiemanager Registratie en Informatie, de Divisiemanager ICT, het Hoofd F&C en het Hoofd SeO met als doel het voeren van overleg over meer operationele zaken die de bedrijfsvoering betreffen. De Algemeen Directeur kan ook deelnemen aan dit overleg.
  2. Voor het bedrijfsvoeringoverleg ontvangen de leden van het Managementteam die niet aan het bedrijfsvoeringsoverleg deelnemen de stukken voor het overleg en zij kunnen deelnemen aan het overleg waar het betreft algemene RDW-brede of specifieke onderwerpen.

Artikel 9

  1. De raad van toezicht sluit ieder jaar met de directie een managementcontract. In dit contract wordt aangegeven welke prestaties in het betreffende jaar worden geleverd. Twee maal per jaar overlegt de raad van toezicht met de directie over de voortgang van het managementcontract aan de hand van een schriftelijke rapportage.
  2. De directie verschaft de raad van toezicht tijdig schriftelijk informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de RDW, die de raad van toezicht nodig oordeelt om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen.
  3. Onverminderd het in het vorige lid bepaalde, verstrekt de directie aan de raad van toezicht de notulen van het overleg van de directie met de ondernemingsraad en informeert de raad dienaangaande.
  4. De directie rapporteert jaarlijks aan de raad van toezicht over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid.
  5. De directie maakt ten minste een maal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De directie rapporteert over deze beoordeling aan de raad van toezicht. De belangrijkste conclusies worden meegewogen ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.
  6. De directie heeft het recht om door de raad van toezicht gehoord te worden ex artikel 13, eerste lid, van het Reglement raad van toezicht RDW 2019.

Artikel 10

  1. De directie behoeft de voorafgaande instemming, dan wel goedkeuring, van de Minister voor de gevallen waarin dat noodzakelijk is als bedoeld in de Wet, de Kaderwet, de Ministeriële regeling en de Beleidsregels.
  2. De directie behoeft onverminderd het bepaalde in dit reglement de voorafgaande instemming, dan wel goedkeuring, van de raad van toezicht voor de gevallen waarin dat noodzakelijk is als bedoeld in de Wet, de Kaderwet, de Ministeriële regeling en de Beleidsregel

Artikel 11

  1. De directie verschaft tijdig informatie aan de Minister, dan wel de raad van toezicht, in de gevallen als bedoeld in de Wet, de Kaderwet, de Ministeriële regeling en de Beleidsregels.
  2. De directie draagt zorg voor een tijdige informatieverstrekking aan de ondernemingsraad en zal met inachtneming van het bepaalde in de Wet op de ondernemingsraden periodiek overleg met de ondernemingsraad voeren.

Artikel 12

De directie draagt er zorg voor dat het personeel zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid heeft te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de RDW aan de directie of aan een aangewezen functionaris.

Artikel 13

Onverminderd het bepaalde in de Mandaatregeling RDW blijven aan de directie voorbehouden:
a. de afdoening en ondertekening van beleidsregels;
b. de afdoening en ondertekening van circulaires die een verzoek, gericht tot een groep van personen of instanties buiten de overheid, om medewerking of inlichtingen
    bevatten;
c. de afdoening en ondertekening van stukken:
    1. gericht aan de Ondernemingsraad;
    2. gericht aan de raad van toezicht;
    3. gericht aan de Minister;
    4. gericht aan de Nationale ombudsman;
    5. gericht aan de Algemene Rekenkamer;
    6. gericht aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal;
    7. gericht aan de Eerste Kamer der Staten-Generaal.

d. het aangaan van (internationale) samenwerkingsverbanden;
e. het sluiten van bestuurlijke overeenkomsten;
f. het voeren van politiek overleg.

Artikel 14

De directie ziet toe op de correcte naleving van:
a. de bestuurlijke, financiële en personele mandaatregelingen;
b. de Ministeriële regeling en de Beleidsregels;
c. het reglement voor het financiële beheer als bedoeld in artikel 4r, van de Wet en de beschrijving van de administratieve organisatie;
d. de interne procedures die ervoor zorgdragen dat alle belangrijke financiële informatie bij de directie bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd;
e. alle overige op het functioneren van de RDW van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Artikel 15

De directie voert periodiek overleg met het bedrijfsleven op basis van de overeenkomst met de Stichting Centraal Overleg Bedrijfsleven/RDW. Daarnaast voert de directie bilateraal overleg met belangrijke partijen waarmee wordt samengewerkt.

Artikel 16

Onverminderd het bepaalde in de Ministeriële regeling:

  1. verklaart de directie in het jaarverslag van de RDW of de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en geeft het een duidelijke onderbouwing hiervan. De directie rapporteert in het jaarverslag over de werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het boekjaar. De directie geeft daarbij tevens aan welke significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat een en ander met de raad van toezicht is besproken;
  2. rapporteert de directie in het jaarverslag over de mate waarin de resultaten en prestaties van de RDW als gevolg van externe omstandigheden en variabelen zijn beïnvloed;
  3. wordt in het jaarverslag van de RDW van elk directielid opgave gedaan van: naam, geslacht, leeftijd, nevenfuncties, anders dan uit hoofde van zijn functie, tijdstip eerste benoeming, de lopende termijn waarvoor hij is benoemd, duur en omvang van het dienstverband in het boekjaar, de beloning, de sociale verzekeringspremies, de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn;
  4. wordt in het jaarverslag van de RDW van elk directielid opgave gedaan van de in het boekjaar verrichte uitkeringen wegens beëindiging van de aanstelling, alsmede de naam en functie of functies die tijdens de aanstelling zijn bekleed en het jaar waarin de aanstelling is geëindigd;
  5. worden transacties waarbij tegenstrijdige belangen spelen van directieleden gepubliceerd in het jaarverslag.

Artikel 17

De directieleden worden door de RDW gevrijwaard voor alle kosten, daaronder begrepen advocaten honoraria, boetes, schikkingsbedragen, etc., die zij hebben gemaakt in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures waarin zij zijn betrokken vanwege het feit dat zij lid van de directie zijn of waren. De RDW sluit ten behoeve van de leden een aansprakelijkheidsverzekering af om deze kosten (voor zover mogelijk) te dekken. Indien een directielid vermoedt of bemerkt dat hij aansprakelijk gesteld wordt of zal worden, meldt het lid dit onverwijld aan het andere directielid en aan de voorzitter van de raad van toezicht. In het kader van een dergelijke aansprakelijkstelling houdt het lid zich aan de aanwijzingen van de RDW en verschaft het lid de Dienst alle relevante gegevens.

Artikel 18

Het Directiereglement van 1 juli 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 19

Deze regeling wordt aangehaald als: "Directiereglement RDW 2019" en treedt in werking met ingang van 1 februari 2019. Een afschrift zal worden gezonden aan de in deze regeling genoemde functionarissen.

Artikel 20

Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de RDW.  
Zoetermeer, 22 januari 2019  

De Directie van de RDW,  

drs. A. van Ravestein,
Algemeen Directeur        

Z. Baelde RA,
Directeur Bedrijfsvoering