De Raad van Toezicht van de Dienst Wegverkeer
Gelet op artikel 4l, vijfde lid, van de Wegenverkeerswet 1994, de Code Goed Bestuur uitvoeringsorganisaties van juni 2004 en artikel 4 van het Reglement werkwijze Raad van Toezicht Dienst Wegverkeer 2005;
Besluit:
- Dit reglement is d.d. 14 april 2005 door de Raad van Toezicht, hierna te noemen de raad, vastgesteld op basis van artikel 4l, vijfde lid, van de Wegenverkeerswet 1994 en goedgekeurd door de Minister van Verkeer en Waterstaat bij brief van 30 juni 2005 (kenmerk DGP/WV/u.05.01462).
- Dit reglement geeft in aanvulling op de wettelijke bepalingen en het Reglement Werkwijze Raad van Toezicht Dienst Wegverkeer 2004 regels met betrekking tot aangelegenheden van de door de raad gestelde Auditcommissie, hierna de commissie.
- De commissie richt zich in ieder geval op het toezicht op de directie ten aanzien van:
- a. de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de gedragscodes;
- b. de financiële informatieverschaffing door de Dienst Wegverkeer (keuze van accountingpolicies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van "schattingsposten" in de jaarrekening, prognoses, werk van externe accountants terzake etc);
- c. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de afdeling Audit en van de externe accountants;
- d. de rol en het functioneren van de afdeling Audit;
- e. het beleid van de Dienst Wegverkeer met betrekking tot belastingen;
- f. de relatie met de externe accountant, waaronder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de Dienst Wegverkeer;
- g. de financiering van de Dienst Wegverkeer;
- h. de toepassingen van informatie- en communicatietechnologie;
- i. de wijze waarop de externe accountant wordt betrokken bij de inhoud van financiële berichten, anders dan de jaarrekening;
- j. de voorbereiding van de bespreking van de jaarstukken, de managementletter en de halfjaarcijfers;
- k. de afhandeling van de belangrijkste aanbevelingen uit de managementletter.
- De commissie draagt zorg voor:
- a. het adviseren aan de raad inzake de benoeming van een externe accountant;
- b. het toezicht op de bezoldiging en de onafhankelijkheid van, en in het bijzonder de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet-controlewerkzaamheden door, de externe accountant;
- c. een jaarlijkse rapportage van de commissie en de directie aan de raad over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid;
- d. een eenmaal in de vier jaar grondige beoordeling door de commissie en de directie van het functioneren van de externe accountant;
- e. betrokkenheid bij het opstellen van het jaarplan van de afdeling Audit.
- De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo vaak als nodig wordt geoordeeld. Van de besprekingen worden verslagen gemaakt welke naar de raad worden gezonden.
- Deze verslagen alsmede de overige bevindingen worden aan de orde gesteld in de plenaire vergaderingen van de raad.
- De commissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten of tijdens de uitvoering van controlewerkzaamheden.
- De commissie bestaat uit tenminste twee leden van de raad.
- In de commissie zullen in ieder geval zitting hebben het lid van de raad met het aandachtsgebied Financiën en het lid van de Raad met het aandachtsgebied Informatica.
- Het voorzitterschap van de commissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad, noch door een voormalig directielid van de Dienst Wegverkeer.
- Behoudens bijzondere omstandigheden zal de directie worden uitgenodigd de vergaderingen van de commissie bij te wonen. De commissie bepaalt tevens of en wanneer de externe accountant, het hoofd Financiën en Control, het hoofd Risk, Compliance en Audit, en een vertegenwoordiger van de afdeling Audit bij de vergaderingen aanwezig zijn.
- De commissie overlegt zo vaak als zij dit nodig acht, doch ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van de directie met de externe accountant. Voor de toelichting op speciale onderwerpen kunnen deskundigen worden gehoord.
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de Dienst Wegverkeer.