De raad van toezicht van de RDW

Gelet op artikel 4l, vijfde lid, van de Wegenverkeerswet 1994, de Regeling sturing van en toezicht op de Dienst Wegverkeer, de Beleidsregels sturing van en toezicht op de Dienst Wegverkeer en de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners van september 2011.

Besluit:

Artikel 1 Definitie

In dit reglement wordt verstaan onder:
de Minister: de Minister van Infrastructuur en Milieu

Artikel 2 Samenstelling raad

  1. De raad bestaat uit vijf leden, waaronder een voorzitter.
  2. Het lidmaatschap van de raad eindigt door het verstrijken van de benoemingstermijn, door overlijden, door ontslag op eigen verzoek dan wel om zwaarwichtige redenen. Een lid verzoekt in ieder geval om ontslag in geval van structurele onverenigbaarheid van belangen.
  3. De raad stelt, indien er sprake is van meerdere beëindigingen van lidmaatschappen op korte termijn, anders dan door het verstrijken van de benoemingstermijn, schriftelijk een rooster van aftreden vast, waarbij als uitgangspunt geldt dat zo weinig mogelijk leden tegelijkertijd aftreden.
  4. De raad streeft ernaar dat in de raad de deskundigheden zijn vertegenwoordigd die voor de RDW relevant zijn, dat wil zeggen deskundigheid ter zake van politiek-bestuurlijke verhoudingen, van de consumentenbelangen, van automatisering en informatievoorziening, van de belangen van het personeel en van bedrijfsvoering en financiën.
  5. Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad. In geval van benoeming van een nieuw lid van de raad van toezicht, stelt de raad, na overleg met de directie, met het oog op de nieuwe benoeming een deskundigheidsprofiel op ten behoeve van de Minister. Na goedkeuring van het deskundigheidsprofiel door de Minister selecteert de raad van toezicht potentiële kandidaten en doet een niet bindende concept voordracht van minimaal één kandidaat. Na gehouden gesprekken tussen de Secretaris-Generaal en (een) kandida(a)t(en) doet de raad van toezicht een met de bevindingen van de Secretaris-Generaal rekening houdende, niet-bindende voordracht voor een nieuw lid van de raad van toezicht, waarna de Minister besluit tot benoeming of afwijzing van de kandidaat. De directie en de ondernemingsraad worden gehoord door de raad van toezicht alvorens de raad een conceptvoordracht doet.
  6. In geval van een mogelijke herbenoeming van een lid van de raad van toezicht voert de Minister overleg met de raad van toezicht over de herbenoeming van een lid. De raad van toezicht doet een niet bindende voordracht voor de herbenoeming van het betreffende lid. Bij het volgen van deze procedures neemt de raad het bepaalde in artikel 8 en artikel 9 van de Beleidsregels sturing van en toezicht op de RDW, alsmede paragraaf 4.2 van de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners in acht, voor zover de bepalingen in die paragraaf verenigbaar zijn met de Wegenverkeerswet 1994 en de genoemde Beleidsregels. De directie en de ondernemingsraad worden gehoord door de raad van toezicht alvorens de raad de voordracht doet.

Artikel 3 Functioneren van de leden van de raad

  1. Het aantal nevenfuncties van een lid van de raad is zodanig beperkt dat een goede taakvervulling naar het oordeel van de voorzitter is gewaarborgd.
  2. Alle leden van de raad zijn onafhankelijk. De leden zijn geen bestuurslid/directeur van een zelfstandig bestuursorgaan waarin een directeur van de RDW lid van de raad van toezicht is.
  3. Een lid van de raad zal:
    a. niet in concurrentie met de RDW treden;
    b. geen (substantiële) schenkingen van de RDW voor zichzelf, zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen;
    c. ten laste van de RDW zichzelf en/of derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen;
    d. geen gezamenlijke kansen die aan de RDW toekomen voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten.
  4. Een lid van de raad meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de RDW en/of voor zichzelf terstond aan de voorzitter van de raad en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Indien de voorzitter van de raad een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de RDW en/of voor zichzelf meldt hij dit terstond aan de plaatsvervangend voorzitter van de raad en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.
  5. De raad besluit buiten aanwezigheid van het betrokken lid of sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de RDW voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
  6. i) waarin een lid persoonlijk een materieel financieel belang houdt,
    ii) waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een lid van de Raad, of
    iii) waarbij een lid van de raad een bestuurs - of toezichthoudende functie vervult.
  7. Een lid van de raad neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over en vertegenwoordigt de RDW niet inzake een onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft.
  8. Alle besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de raad spelen worden onder gebruikelijke condities genomen. Besluiten waarbij tegenstrijdige belangen van leden spelen die van materiële betekenis zijn voor de RDW en/of voor de betreffende leden behoeven goedkeuring van de raad. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat bovenstaande uitwerkingen zijn nageleefd.

Artikel 4 Commissies van de raad

De raad stelt uit zijn midden een auditcommissie en een remuneratiecommissie in. Voor elk der commissies stelt de raad een reglement op.

Artikel 5 Secretariaat

  1. De raad voorziet in een secretariaat met archief, waarin notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documenten de Raad betreffende worden bewaard, met uitzondering van die documenten die een separate bewaring verlangen.
  2. De raad benoemt uit haar midden een secretaris die verantwoordelijk is voor het secretariaat van de raad. Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van de RDW.
  3. De RDW voorziet in voldoende administratieve en secretariële ondersteuning van de Raad en stelt hiertoe een ambtelijk secretaris ter beschikking. De ambtelijk secretaris ziet er op toe dat de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter van de raad in de daadwerkelijke organisatie van de raad. De benoeming tot en ontheffing uit de functie van ambtelijk secretaris geschiedt door de Directie, de raad gehoord hebbende.

Artikel 6 De voorzitter

  1. De voorzitter is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden en de directie. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met de directie en houdt de overige leden van de raad van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte.
  2. Onverminderd artikel 12, eerste en tweede lid, vertegenwoordigt de voorzitter de raad.
  3. De voorzitter streeft naar optimale participatie van de overige leden bij de werkzaamheden van de raad en coördineert alle activiteiten van de raad.
  4. De voorzitter ziet er op toe dat:
    a. de leden hun introductie-, trainings- of opleidingsprogramma volgen;
    b. de leden tijdig alle informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
    c. voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad;
    d. de raad behoorlijk functioneert;
    e. de directie, de raad, de afzonderlijke directieleden en leden van de raad jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren;
    f. de raad een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris kiest;
    g. de contacten van de raad met de directie, de Minister en de ondernemingsraad naar behoren verlopen.
  5. De raad kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 7 Kosten

Door de leden in de uitoefening van hun functie gemaakte reis- en verblijfkos¬ten worden via het secretariaat van de raad bij de RDW gedeclareerd op basis van de vigerende regelgeving ter zake van de RDW. De raad stelt ter zake een autorisatieprocedure vast.

Artikel 8 Training en opleiding

Alle leden van de raad volgen na hun benoeming een introductieprogramma, waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële en juridische zaken, de politiek-bestuurlijke omgeving, de specifieke aspecten die eigen zijn aan de RDW en de taken van het lid van de raad. Jaarlijks beoordeelt de raad op welke onderdelen leden, met het oog op hun functie als lid, gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. De RDW speelt hierin een faciliterende rol en draagt hiervan de kosten.

Artikel 9 Vergaderingen

  1. De raad vergadert in beginsel ten kantore van de RDW.
  2. De raad vergadert ten minste eenmaal per periode van drie maanden en overigens zo vaak als een of meer der leden of de directie dat wenst.
  3. De directie neemt op invitatie van de raad aan deze vergaderingen deel.
  4. De raad vergadert eenmaal per jaar met als doel de omvang, de samenstelling en het functioneren van de raad en de directie alsmede het functioneren van de individuele leden van de raad en de directie te evalueren, buiten de aanwezigheid van de directie.
  5. De oproeping voor de vergadering doet de secretaris namens de voorzitter tenminste vijf werkdagen voor de vergadering schriftelijk uitgaan. De oproep gaat vergezeld van de agenda en van de stukken of kopieën daarvan die voor de behandeling van de geagendeerde onderwerpen van belang zijn.
  6. De agenda's van de vergaderingen worden door de voorzitter, zo nodig in overleg met de Directie, vastgesteld en bevatten naast de van tijd tot tijd zich voordoende onderwerpen telkens een aantal door de Raad vast te stellen punten welke de Raad op iedere vergadering aan de orde wenst te zien.
  7. De vergadering wordt geleid door de voorzitter, of, bij diens afwezigheid, de plaatsvervangend voorzitter.
  8. De secretaris doet van het ter vergadering behandelde en beslotene notulen houden. Deze worden binnen twee weken na de vergadering aan de leden gezonden.
  9. De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden of directeuren een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het ter vergadering besprokene, voor zover relevant.
  10. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd. De besluiten worden genummerd van 1 af en vervolgens in iedere vergadering doorgenummerd. Ten blijke van de vaststelling van de notulen en de besluitenlijst wordt de besluitenlijst in de eerstkomende vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
  11. In afwijking van het tweede lid kan in geval van spoedeisende gevallen de vergadering van de raad hetzij schriftelijk, hetzij via telecommunicatievoorzieningen geschieden. De besluitvorming dient schriftelijk te worden vastgelegd, en schriftelijk te worden bevestigd door de leden. In de eerstvolgende vergadering van de raad dient de vastlegging in de notulen te worden opgenomen.

Artikel 10 Besluiten van de raad

  1. Ieder lid van de raad heeft één stem.
  2. De raad neemt haar besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarbij ten minste vier leden van de raad aanwezig zijn.
  3. Bij het staken der stemmen wordt een tweede vergadering uitgeschreven. Indien dan opnieuw de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
  4. De leden van de raad onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of partners, of hun bloed- en aanverwanten tot de derde graad besloten, persoonlijk aangaan.
  5. Stemming van de raad buiten afwezigheid van de directie geschiedt alleen voor zover naar het oordeel van de raad de aard van het onderwerp dit verlangt.
  6. Besluiten van de raad worden schriftelijk medegedeeld aan de directie.

Artikel 11 Relatie met de directie

  1. De raad houdt toezicht op het algemene beleid van de directie en op de gang van zaken in de Dienst. Onverminderd het bepaalde in artikel 4l van de Wegenverkeerswet 1994 en hetgeen is bepaald in artikel 3 en artikel 7 van de Regeling Sturing van en toezicht op de Dienst Wegverkeer omvat het toezicht van de raad tenminste:
    a. de uitvoering van de taken door de RDW;
    b. de strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten;
    c. de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlemechanismen;
    d. het volgen van de procedures voor het opstellen en publicatie van het jaarverslag, de jaarrekening, periodieke cijfers en ad hoc financiële informatie;
    e. de instelling en handhaving van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij de directie bekend is;
    f. besluitvorming omtrent potentiële tegenstrijdige belangen van de directie en goedkeuring van besluiten waarbij tegenstrijdige belangen spelen van de directie die van materiële betekenis zijn voor de RDW of de directie;
    g. het toezicht op het beleid van de directie inzake selectiecriteria en benoemingsprocedures voor het hoger management.
  2. Bij het in het eerste lid bedoelde toezicht hanteert de raad als uitgangspunt de vraag of het beleid van de directie wordt gevoerd overeenkomstig de algemene beginselen van verantwoorde bedrijfsvoering. Daarvoor ziet de raad er op toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met de wettelijke en andere voorschriften en dat de continuïteit van de Dienst gewaarborgd is. De raad ziet er in het algemeen op toe dat besluitvorming door de directie op goede gronden berust en zorgvuldig tot stand komt.
  3. De raad en de leden afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van de directie alle informatie te vragen die de raad nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitvoeren. Indien de raad dit nodig acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de RDW.
  4. Ontvangt een lid uit andere bron dan de directie of de raad informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de overige leden van de raad op de hoogte stelt.

Artikel 12 Relatie met de ondernemingsraad

  1. De raad wijst een of meer leden aan die de raad vertegenwoordigen bij de overlegvergaderingen van de directie en de ondernemingsraad waarbij de aanwezigheid van de raad of een vertegenwoordiging van de raad wettelijk verplicht is ingevolge de medezeggenschapswetgeving.
  2. Indien een lid wordt uitgenodigd voor een vergadering van de ondernemingsraad zal hij deze uitnodiging niet accepteren dan na voorafgaand overleg met de voorzitter.
  3. Besluiten van de directie die goedkeuring of instemming van de raad behoeven en ter zake waarvan de ondernemingsraad adviesrecht of instemmings¬recht heeft worden eerst door de Raad goedgekeurd na kennisname door de raad van het advies of de instemming van de ondernemingsraad.

Artikel 13 Relatie met de accountant

  1. De raad benoemt de externe accountant voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, gehoord de auditcommissie en de directie.
  2. De raad ziet toe op de onafhankelijkheid en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet-controlewerkzaamheden door de accountant.
  3. Voor de vergaderingen waarin de door de directie opgestelde jaarrekening wordt behandeld wordt ook de accountant uitgenodigd.
  4. Bij de beoordeling van de jaarrekening zal de raad zich in elk geval rekenschap geven van de keuzen en de toepassing van de grondsla¬gen voor vermogens- en resultaatsbepaling. De raad zal de accoun¬tant vragen te bevestigen dat de gekozen uitgangspunten bij het opstellen van de jaarrekening zijn gehanteerd.
  5. De raad verschaft zich inzicht in en geeft een kwalitatief oordeel over de diverse noodzakelijk geachte voorzieningen, ongeacht het aanwezig zijn van een bestendige gedragslijn.
  6. De raad zal de accountant vragen of er zaken zijn die naar het oordeel van de accountant van belang zijn waar de raad over zou moeten spreken.
  7. De raad ziet erop toe dat aan eventuele aanbevelingen van de accountant door de directie daadwerkelijk gevolg wordt gegeven.

Artikel 14 Relatie met de Minister

  1. De raad vergadert in de regel één maal per jaar tezamen met de directie en de Minister over aangelegenheden de RDW betreffende. De raad vergadert in de regel één maal per jaar buiten aanwezigheid van de directie met de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu over in ieder geval het functioneren van de raad, de directie en de toezichtbevindingen van de raad.
  2. De raad doet jaarlijks in het jaarverslag van de RDW schriftelijk verslag over zijn werkzaamheden in het afgelopen jaar.

Artikel 15 Openbaarmaking gegevens raad

Het verslag van de raad bedoeld in artikel 14, tweede lid, wordt als onderdeel van het jaarverslag op de website van de RDW gepubliceerd. Het verslag vermeldt in ieder geval:

  • a. welke leden frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de raad;
  • b. de bespreking van de punten bedoeld in artikel 11, eerste lid;
  • c. de bespreking over zijn eigen functioneren en over het functioneren van de directie bedoeld in artikel 9, vierde lid;
  • d. de hoogte van de beloningen van de leden van de raad en of is voldaan aan het onafhankelijkheidsvereiste;
  • e. de activiteiten van de commissies;
  • f. naam, geslacht, leeftijd, nevenfuncties, anders dan uit hoofde van zijn functie, tijdstip eerste benoeming, de lopende termijn waarvoor hij is benoemd, duur en omvang van het dienstverband in het boekjaar, de beloning, de sociale verzekeringspremies, de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn. Tevens wordt opgave gedaan van de in het boekjaar verrichte uitkeringen wegens beëindiging van de benoeming, alsmede de naam en functie of functies die tijdens de benoeming zijn bekleed en het jaar waarin de benoeming is geëindigd.

Artikel 16 Benoeming, schorsing en ontslag directie

  1. In geval van benoeming van een nieuw directielid, stelt de raad, na overleg met de directie en de Algemene Bestuursdienst, met het oog op de nieuwe benoeming een deskundigheidsprofiel op voor de Minister. Na goedkeuring van het deskundigheidsprofiel door de Minister selecteert de raad van toezicht met ondersteuning van de Algemene Bestuursdienst potentiele kandidaten en doet een niet bindende concept voordracht van minimaal één kandidaat. Na gehouden gesprekken tussen de Secretaris-Generaal en (een) kandida(a)t(en) doet de raad van toezicht een met de bevindingen van de Secretaris-Generaal rekening houdende, niet-bindende voordracht voor een nieuw directielid, waarna de Minister besluit tot benoeming of afwijzing van de kandidaat. De directie, de leden van het Managementteam en de ondernemingsraad worden gehoord door de raad van toezicht alvorens de raad een conceptvoordracht doet.
  2. In geval van een mogelijke herbenoeming van een directielid voert de
  3. Minister overleg met de raad van toezicht over de herbenoeming van een directielid. De raad van toezicht doet vervolgens een niet bindende voordracht voor de herbenoeming van het betreffende directielid. De directie, de leden van het managementteam en de ondernemingsraad worden gehoord door de raad van toezicht alvorens de raad de voordracht doet.
  4. De raad van toezicht wordt voorafgaand aan de schorsing of ontslag van de directieleden geïnformeerd door de Minister. De raad van toezicht kan daarnaast uit eigener beweging de Minister op de noodzaak tot het treffen van maatregelen wijzen. Dit gebeurt niet, dan nadat de raad van toezicht het betrokken directielid heeft gehoord.
  5. Bij het volgen van de procedures als genoemd in de leden 1, 2 en 3 neemt de raad het bepaalde in artikel 3 en artikel 4 van de Beleidsregels sturing van en toezicht op de RDW, alsmede paragraaf 4.2 van de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners in acht, voor zover de bepalingen in die paragraaf verenigbaar zijn met de Wegenverkeerswet 1994 en de genoemde Beleidsregels.

Artikel 17 Vertrouwelijkheid

  1. De leden van de raad zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van hun lidmaatschap van de raad verkrijgen als strikt vertrouwelijk behandelen, en niet buiten de raad en directie openbaar maken, ook niet na hun aftreden.
  2. Het lid dat op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties de RDW betreffende, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de raad, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken.
  3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van degenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de raad.

Artikel 18 Gedragsregels

Onverminderd het voorgaande zullen de leden van de raad voor hun functioneren de vigerende gedragsregels voor commissarissen als uitgangspunt hanteren.

Artikel 19 Aansprakelijkheid

De leden worden door de RDW gevrijwaard voor alle kosten, daaronder begrepen advocaten honoraria, boetes, schikkingsbedragen, etc, die zij hebben gemaakt in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratief rechtelijke procedures waarin zij zijn betrokken vanwege het feit dat zij lid van de raad van toezicht zijn of waren. De RDW sluit ten behoeve van de leden een aansprakelijkheidsverzekering af om deze kosten (voor zover mogelijk) te dekken. Indien een lid vermoedt of bemerkt dat hij aansprakelijk gesteld wordt of zal worden, meldt het lid dit onverwijld aan de Directie en de voorzitter van de raad van toezicht en, indien het de voorzitter betreft, aan de directie en de plaatsvervangend voorzitter van de raad van toezicht.

Artikel 20 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: “Reglement raad van toezicht RDW 2015”.

Artikel 21 Intrekking, inwerkingtreding en bekendmaking

  1. Het reglement werkwijze Raad van Toezicht RDW, zoals door de Raad was vastgesteld op 14 april 2005 en gewijzigd op 13 mei 2008, wordt ingetrokken.
  2. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 juli 2015.
  3. Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de RDW.