1. U vraagt of de klant inderdaad een pasfoto komt maken voor de online aanvraag van de verlenging van zijn rijbewijs. Is de klant niet op de hoogte van deze online mogelijkheid, dan kunt u de klant hierop wijzen. Meer informatie over de digitale aanvraag.  
2. De klant moet u expliciet toestemming geven om zijn pasfoto, rijbewijsnummer, handtekening en eventueel e-mailadres door te mogen sturen naar de RDW. Zonder toestemming mag u niet verdergaan.
3. U maakt de pasfoto via uw eigen software. Een pasfoto mag alleen op uw eigen locatie worden gemaakt. De pasfoto moet voldoen aan een aantal eisen. Eisen pasfoto
4. U legt de handtekening van de klant vast via een zogenoemde handtekeningpad van de provider Fotografie. Deze handtekening komt op het rijbewijs van de klant terecht.  De handtekening moet voldoen aan een aantal eisen. Eisen handtekening
5. U toont de digitale handtekening en de pasfoto aan de klant.
6. Na het maken van de pasfoto geeft u de klant altijd tenminste 1 fysieke (afgedrukte) pasfoto mee. Mocht zijn pasfoto niet geaccepteerd worden voor het digitale proces, dan kan de klant met deze afgedrukte pasfoto alsnog een rijbewijs aanvragen bij de gemeente.
7. U stuurt de pasfoto en handtekening door naar de RDW via de geïnstalleerde applicatie van de provider. U heeft hiervoor het rijbewijsnummer van de klant nodig. De klant hoeft het rijbewijs niet te tonen en u mag hier ook niet naar vragen.
8. U krijgt een bevestigingsmail van de RDW als de foto en handtekening zijn ontvangen. U krijgt geen bevestiging of de foto is goedgekeurd.
9. Zodra u de gegevens heeft verstuurd naar de RDW, worden de pasfoto en de handtekening automatisch door de software van de provider verwijderd. Als u de pasfoto of handtekening nog op andere plekken heeft staan, bijvoorbeeld op uw fototoestel of op een usb card, moet u deze onmiddellijk na de bevestiging van ontvangst van de RDW definitief verwijderen of vernietigen.  
10. Als de klant een e-mailadres heeft doorgegeven, krijgt hij na maximaal 10 minuten een bevestigingsmail van de RDW. Hierin staat of de foto is goedgekeurd en of hij het rijbewijs digitaal kan aanvragen. Krijgt de klant een afwijzing, dan moet hij met de gekregen pasfoto, naar het gemeentehuis waar hij de aanvraag alsnog kan doen.

Eisen pasfoto

De pasfoto moet voldoen aan de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 behorende fotomatrix (fotomatrix model 2007) en aan de volgende aanvullende eisen:

• pixels: 901 x 1158;
• quality: 80%;
• bitdiepte van 24;
• formaat pasfoto: JPEG;
• formaatgrootte pasfoto: maximaal 170 kilobyte;
• en verhouding pasfoto: 35mm x 45mm.

Eisen aan de handtekening

De handtekening moet voldoen aan de volgende eisen:

• een breedte/lengte verhouding van 3:1;
• pixels: 777 x 262;
• bitdiepte van 24;
• formaat: JPEG;
• formaatgrootte: ca. 15 kilobyte;
• geen witruimte als kader om de handtekening.  

Toezicht

Als erkenninghouder bent u verantwoordelijk voor het juist aanleveren van de pasfoto en handtekening. Het is daarom van groot belang dat u de gestelde eisen en voorwaarden naleeft. De RDW houdt hier toezicht op. In de Toezichtbeleidsbrief (pdf, 3mb) kunt u lezen hoe de RDW toezicht houdt. Deze toezichtbeleidsbrief en de handleiding moeten op uw bedrijfsadres aanwezig zijn.    

Wijzigingen doorgeven

Als er een wijziging in uw bedrijfsactiviteiten, bedrijfsgegevens of bedrijfslocatie plaatsvindt, moet u dit doorgeven aan de RDW. Hier kunt u lezen hoe u wijzigingen kunt doorgeven.

Vragen

Als u vragen heeft over het proces, kunt u contact opnemen met uw provider Fotografie.
Als u vragen heeft over de erkenning of over het proces digitaal aanvragen rijbewijzen, neem dan contact op met de Klantenservice van de RDW.