Vanaf 1 januari 2015 is het toegestaan om ondertekende machtigingen en wilsverklaringen (getekende exemplaren tot 12 maart 2015) digitaal te bewaren. Om dit op een veilige en controleerbare manier te kunnen doen zijn er een aantal voorwaarden aan verbonden:

  • De digitale opslag moet beveiligd zijn, zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de opgeslagen gegevens.
  • De machtiging/wilsverklaring moet goed leesbaar zijn en de handtekening moet goed zichtbaar zijn.
  • Bij een controle door de RDW Toezichthouder Bedrijven moet u de digitaal opgeslagen machtiging/wilsverklaring binnen redelijke termijn kunnen tonen.
  • Op verzoek van de RDW Toezichthouder Bedrijven moet u de digitale machtiging/wilsverklaring binnen redelijke termijn kunnen printen
  • De digitaal opgeslagen machtiging/wilsverklaring moet u tot minimaal 2 jaar na de tenaamstelling bewaren en moet u uiterlijk 3 jaar na de tenaamstelling vernietigen.

Kopie van de gegevens

De RDW adviseert u een back-up (kopie van de gegevens) te maken zodat u ook als u problemen heeft met uw computersysteem nog steeds de gevraagde gegevens aan de RDW Toezichthouder Bedrijven kunt tonen.
Opslag in de Cloud is vooralsnog niet toegestaan omdat dit nog te veel risico’s geeft.

Wilt u geen digitale opslag?

Wilt u geen gebruik maken van de optie om de machtigingen/wilsverklaringen digitaal te bewaren? Dan moet u de ingevulde en ondertekende documenten bewaren in de afsluitbare voorziening op uw bedrijfsadres (dit is het bezoekadres zoals op het uittreksel van de Kamer van Koophandel is vermeld).