1. U ontvangt de aanvraag voor ontheffing per e-mail, met 2 formulieren:
   • Aanvraagformulier: Bekijk daarop de aanvraag en ons voorstel voor gebruik van de route. Bijvoorbeeld ander gebruik van een rotonde, vluchtheuvel, extra route-onderdelen, actuele situaties.
   • Reactieformulier: Hierin kunt u na een goede beoordeling van de route uw advies geven.
2. Beoordeel de route in de Digitale Wegenkaart Ontheffingen. Kies het tabblad ‘Route afstemmen’. Voer het ontheffingsnummer in en kies ‘zoeken’. De route waarvoor wij uw toestemming vragen verschijnt op de kaart. Let op: wij vragen soms meerdere (aaneengesloten) routes aan. Loop alle voorgestelde routes na. De uitgeschreven route op het aanvraagformulier is altijd leidend. Deze verschilt soms met de route in de DWO door handmatige aanpassingen van de behandelaar. 
3. Beoordeel of de route bij deze maten en gewichten problemen geeft op uw wegen. Hoe groter de afmetingen hoe meer invloed op veiligheid, doorstroming en infrastructuur. Let extra op zaken als:
   • Aansluiting met wegen van andere wegbeheerders - kan het transport die bocht maken 
   • Viaducten, bruggen
   • VRI’s (verkeerslichten) en bomen langs de route
   • Verkeersborden
4. U vult uw advies in op het reactieformulier. U heeft de volgende mogelijkheden:
   
   Akkoord:
   • u geeft toestemming voor de voorgestelde route of
   • u geeft toestemming en vinkt routewijziging of passagevoorwaarden aan. 
   Niet Akkoord:
   • U wijst de aanvraag af. Zorg dat u goed uitlegt waarom. De aanvrager heeft het recht om tegen de beslissing in beroep te gaan.
5. Mail het ingevulde reactieformulier naar [email protected].
6. Geven wij ontheffing? Dan ontvangt u een ‘afschrift’ van de ontheffing over uw wegen als u aangeeft dat u dat wilt.
7. U ontvangt een vergoeding per aanvraag.

Let op: ontvangt u meerdere versies van 1 ontheffingsaanvraag, met hetzelfde ontheffingsnummer? Dan is er een wijziging geweest van de aanvraag. U ziet dat in de onderwerpregel, bijvoorbeeld V2 of V3. Geef uw advies over de laatste versie. Geef daarbij duidelijk aan over welke versie u advies geeft.

Om te berekenen of het transport onder een viaduct door kan, houden wij een veiligheidsmarge aan van minimaal 15 centimeter ten opzichte van de echte hoogte van het viaduct. Dus als een viaduct 4,40 m hoog is, gaan wij bij het plannen uit van 4,25 m.

Soms wil een transporteur onder een viaduct door met een te hoog transport. Dan kunnen wij afwijken van de veiligheidsmarge. Dat kan alleen als de route voldoet aan voorwaarden.

Sturen wij u een aanvraag waarbij wij afwijken van deze veiligheidsmarge? Dan hebben wij de voorwaarden al besproken met de transporteur. In de aanvraag staat hoeveel cm minder speling wij aanhouden.

U bepaalt of u toestemming geeft voor het passeren van het viaduct met minder speling.

Uw snelle reactie is vaak van belang voor een transporteur. Dat is vanwege zakelijke belangen of omdat een transporteur wil kunnen reageren op ontwikkelingen in de wereld en omgeving.

Met een goede samenwerking zorgen we ervoor dat we 75% van de ontheffingen binnen 5 werkdagen afgeven. Soms sturen wij u een reminder om de vaart erin te houden.