• Check per kleur en model of er extra eisen zijn, waar u de tekens aanbrengt en wat u moet doen in bijzondere situaties.

1. Voer de volgende gegevens van een klant in:
   • Bij voertuig dat is tenaamgesteld. Voer het nummer in van 1 van de volgende bewijzen:
     • Kentekencard? Gebruik documentnummer. 
     • Papieren kentekenbewijs? Gebruik kenteken en meldcode (laatste 4 cijfers van het VIN) en eventuele duplicaatcode van het kentekenbewijs.
     • Voorlopig kentekenbewijs? Gebruik kenteken en meldcode.  
   • Bij voertuig dat nog nooit tenaamgesteld is in Nederland (nieuw, ongebruikt of geïmporteerd). Voer de volgende gegevens in:
     • Kenteken en meldcode (laatste 4 cijfers van het VIN)
     • Plaatafgiftecode 
     • Bedrijfsnummer en nummer bedrijfsvoorraadpas
   • Bij een gebruikt voertuig, aangemeld in bedrijfsvoorraad. Voer de volgende gegevens in:
     • Kenteken en meldcode (laatste 4 cijfers VIN)
     • Bedrijfsnummer en nummer bedrijfsvoorraadpas
     • Heeft de erkenninghouder een kentekencard aangevraagd (bij mogelijke export)? Gebruik documentnummer kentekencard.
   • Gaat het om een handelaarskenteken? 
     • Voer het kenteken in van het handelaarskentekenbewijs. 
2. Voer de reden van afgifte in:
   • Eerste afgifte
   • Omwisseling 
   • Vermissing (niet mogelijk bij handelaarskenteken)
3. Met de combinatie van de voertuiggegevens en de reden van afgifte geeft het systeem aan of het model is toegestaan.

Controle bij omwisseling

Wil uw klant kentekenplaten omwisselen? Dan maakt u kentekenplaten met hetzelfde kenteken en dezelfde (eventuele) duplicaatcode. Bijvoorbeeld bij beschadiging of bij ‘opfrissing’ van een 2e hands voertuig. Dit mag alleen als de oude kentekenplaat of platen aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De volgende gegevens zijn geheel leesbaar:
  • Kenteken
  • Lamineercode
  • Eventuele duplicaatcode
• De oude kentekenplaat of platen zijn 1 geheel, en bijvoorbeeld niet doormidden geknipt.

Is 1 van de gegevens niet leesbaar of de plaat niet 1 geheel? Dan kunt u alleen platen afgeven via ‘vermissing’. De nieuwe platen krijgen dan een (eerste of volgende) duplicaatcode.

Blijkt uit de invoer van de gegevens van de aanvrager dat het model is toegestaan bij dit voertuig? Produceer de platen en geef ze als volgt af:

1. Produceer de platen. 
   • Gaat het om vermissing? Bij vermissing toont GAIK Online de duplicaatcode die u verwerkt in de kentekenplaat of platen.
   • Gaat het om omwisseling? Dan maakt u identieke platen: met hetzelfde kenteken en dezelfde (eventuele) duplicaatcode. Let daarbij op het volgende:
     • Neem de oude platen in, controleer of de platen hetzelfde zijn als die u heeft gemaakt.
     • Registreer van de ingenomen kentekenplaten lamineercode en model.
     • Maak de ingenomen platen binnen 1 dag na ontvangst onbruikbaar.
     • Gaat het om een handelaarskentekenplaat? Zorg dan dat het afgegeven model gelijk is aan het model van de ingenomen handelaarskentekenplaat.
   • Gaat het om een rechthoekig model, een motorplaat of een Amerikaans model? Lees hoe u omgaat met lastige situaties bij de verdeling van tekens over de plaat.
2. Controleer de legitimatie van de ontvanger van de kentekenplaat of platen. Lees welke legitimatiebewijzen geldig zijn.
3. Geef de nieuwe platen af. Registreer van elke nieuwe kentekenplaat die u afgeeft het volgende:
   • Lamineercode
   • Eventuele duplicaatcode
   • Legitimatie ontvanger kentekenplaat
   • Buitenlands legitimatiebewijs? Registreer landcode

Let op: bij een ‘belemmerende status’ mag u geen kentekenplaten voor dit voertuig afgeven. Neem contact op met de helpdesk van GAIK Online.

U kunt kentekenplaten bij uw klant afleveren. Dat heet een ‘koerierslevering’. Registreer dan eerst dat u de platen heeft geproduceerd. Nadat u de platen heeft afgegeven bij uw klant, registreert u de afgifte.

Zo werkt het

1. Controleer of het model is toegestaan. Lees: ‘Controleer of model is toegestaan’.
2. Produceer de kentekenplaat of platen.
3. Registreer de productie van de kentekenplaten in Gaik Online via het proces ‘Productie’. Registreer het volgende:
   • Lamineercode
   • Model
   • Eventuele duplicaatcode
4. Kentekenplaten afgegeven? Registreer de platen via het proces ‘Afgifte’. U registreert bij elke kentekenplaat het volgende:
   • Legitimatie van de ontvanger van de kentekenplaat of platen. Lees welke legitimatiebewijzen geldig zijn.
   • Gegevens van de ingenomen kentekenplaten, bij omwisseling.
     
     Doe dit op de dag dat u de kentekenplaten afgeeft, of uiterlijk de volgende dag tot 12.00 uur, als uw bedrijf dan open is.

U kunt kentekenplaten maken voor een andere kentekenfabrikant. Bijvoorbeeld als deze fabrikant een bepaald model niet kan maken. Dit heet ‘doorleveren’.

U mag elk model kentekenplaat doorleveren, behalve het model 27.1 (geel lang) en 27.2 (geel rechthoekig) - tenzij het gaat om ‘luxe kentekenplaten’, met kunststof opdruktekens.

Zo werkt het

1. Controleer of het model is toegestaan. Lees: ‘Controleer of model is toegestaan’.
2. Produceer de kentekenplaat of platen. Let op: u doet dit zónder uw keurmerk.
3. Registreer de productie van de kentekenplaten in Gaik Online via het proces ‘Productie’. U registreert bij elke kentekenplaat het volgende:
   • Lamineercode
   • Model
   • Eventuele duplicaatcode
   • Reden afgifte
   • Bedrijfsnummer/keurmerk ontvangende fabrikant
4. Lever de platen af aan de ontvangende fabrikant.
5. De ontvangende fabrikant geeft de platen zijn keurmerk en registreert de afgifte. Gaat het om omwisseling? Dan registreert de ontvangende fabrikant de ingenomen platen.

De ontvangende fabrikant mag doorgeleverde kentekenplaten niet nogmaals aan een andere kentekenplaatfabrikant doorleveren.

Doorgeleverde handelaarskentekenplaten registreren

Maakt u van een bestelling handelaarskentekenplaten een deel zelf en bestelt u een deel bij een andere fabrikant? Registreer de platen pas als ‘Afgegeven’ als u de complete set binnen heeft. U mag een set handelaarskentekenplaten namelijk maar 1x afgeven.

1. U registreert de door u gemaakte platen in het proces ‘Productie’.
2. Uw collega fabrikant registreert de door hem gemaakte platen in het proces ‘Productie’ als doorgeleverd aan u.
3. Pas na ontvangst van de platen van uw collega registreert u de complete set in het proces ‘Afgifte’.

Duplicaatcode aflezen

Maakt u kentekenplaten voor ‘eerst afgifte’ of ‘vermissing’? En gaat het om een papieren kentekenbewijs? Dan voert u de duplicaatcode van het kentekenbewijs in, in de applicatie GAIK Online. Zo controleren wij de geldigheid van het papieren kentekenbewijs.

De duplicaatcode kan op 2 manieren op het papieren kentekenbewijs staan:

• bij ‘duplicaatcode’.
• verwerkt in de voertuigcode. In dat geval leest u aan de 7e positie van de voertuigcode af wat de duplicaatcode is. Dat werkt als volgt:
  • een streepje of de letter L op de zevende positie = duplicaatcode 00
  • de letter A of de letter M op de zevende positie = duplicaatcode 1
  • de letter B of de letter N op de zevende positie = duplicaatcode 2
  • de letter C of de letter O op de zevende positie = duplicaatcode 3
  • Dit loopt door tot de letters K en Z.

Meldcode aflezen

Bij een papieren kentekenbewijs registreert u naast het kenteken en de duplicaatcode ook de meldcode. U kunt de meldcode aflezen van de laatste 4 cijfers van het VIN (chassisnummer of framenummer) op deel IA of deel I van het papieren kentekenbewijs. Zijn er geen 4 cijfers in een VIN? Vul in GAIK Online het cijfer aan de voorkant aan met een of meer keer 'X'. 

Geldige legitimatiebewijzen bij het kopen van kentekenplaten zijn:

• geldig Nederlands rijbewijs
• geldig Nederlands paspoort
• geldig buitenlands nationaal paspoort
• dienstpaspoort of een diplomatiek paspoort
• geldige Nederlandse of buitenlandse identiteitskaart
• geldig reisdocument voor vluchtelingen, reisdocument voor vreemdelingen of een buitenlands identiteitskaart afgegeven door een andere lidstaat van de Europese Unie
• geldige NATO ID kaart