Als u een erkenning bedrijfsvoorraad heeft, kunt u een overzicht van uw actuele bedrijfsvoorraad opvragen en direct online inzien. Hiervoor gaat u naar Bedrijfsvoorraad opvragen. 

Als u een erkenning van de RDW wilt, bijvoorbeeld omdat u een voertuigbedrijf begint, dan leest u daar bij het onderwerp RDW-erkenningen op deze site meer over. Daar vindt u de verschillende erkenningen en bevoegdheden die misschien geschikt zijn voor uw bedrijf. Ook is uitgelegd hoe u een erkenning kunt aanvragen.

Lees hier hoe u een tijdelijk documentnummer en tenaamstellingscode kunt aanvragen.

U knipt de kentekencard volledig door en geeft deze terug aan de (vorige) eigenaar. U kunt zelf een nieuwe kentekencard aanvragen als dit nodig is. Denkt u de card nog nodig te hebben in verband met eventuele uitvoer van het voertuig? Dan kunt u de particuliere eigenaar toestemming vragen om zijn kentekencard te mogen bewaren. Van een rechtspersoon hoeft u geen toestemming te hebben. Bij toestemming knipt u een hoekje van de kentekencard af en laat u particuliere klanten een instemmingsformulier ondertekenen. Dit formulier kunt u downloaden van de pagina Instemming bewaren kentekenbewijs voor uitvoer, daarna invullen, uitprinten.

U kunt een kopie van uw factuur aanvragen door een e-mail te sturen naar [email protected]. In de mail vermeldt u de volgende gegevens:

• Naam bedrijf en postcode
• Schermprint van de afschrijving van de bank met daarop het factuurnummer
• Debiteurennummer
• Bedrijfsnummer
• Factuurnummer
• Factuurbedrag
  

Dit kan in de meeste gevallen online via deze website. U gaat hiervoor naar Bedrijfsgegevens wijzigen. 

U kunt nog steeds een voertuig in uw bedrijfsvoorraad zetten met een papieren kentekenbewijs. U hoeft hier dus geen tijdelijk documentnummer voor aan te vragen. Voor het in bedrijfsvoorraad zetten van een voertuig met een papieren kentekenbewijs heeft u nodig:

• kenteken;
• meldcode;
• controleletter;
• tellerstand;

Meer informatie over opname in de bedrijfsvoorraad

Als u online zaken met de RDW wilt doen heeft u een zogenoemd certificaat van de RDW nodig en moet u bij de RDW geregistreerd zijn. In het artikel Registreren bij de RDW leest u hoe u zich kunt registreren.

Voor bedrijven en instellingen met een registratie bij de Kamer van Koophandel (KvK) heeft de RDW de dienst ‘Voertuiggegevens raadplegen’ ontwikkeld. Daarmee kunt u ongelimiteerde hoeveelheden voertuiginformatie van voertuigen met een Nederlands kenteken opvragen. Over de volgende onderwerpen zijn gegevens beschikbaar (géén persoonsgegevens):

• Voertuig & APK
• Eigenschappen
• Verbruik & Milieu
• Historie

U kunt kiezen uit 2 varianten van deze dienst: de zogenoemde ‘Webbased variant’ en de zogenoemde ‘XML variant’. In het artikel Voertuiggegevens raadplegen leest u hier meer over.

Wel een erkenning RTL

Heeft uw maatschappij de overeenkomst Registratie Tenaamstellen Leasemaatschappij (RTL), dan kunt u via de 'Opdracht tot tenaamstellen" (OTT) een erkend bedrijf machtigen om de tenaamstelling uit te voeren. Kijk voor meer informatie op Registratie Tenaamstellen Leasemaatschappij (RTL), dan kunt u via de 'Opdracht tot tenaamstellen" (OTT) een erkend bedrijf machtigen om de tenaamstelling uit te voeren. Kijk voor meer informatie op 'op naam zetten via 'opdracht tot tenaamstelling'. 

Geen overeenkomst RTL

Heeft uw maatschappij geen overeenkomst RTL, dan wordt het voertuig op naam gezet via de reguliere processen. U kunt ook een overeenkomst RTL aanvragen.

Met het zogeheten ‘verstrekkingsvoorbehoud’ regelt de lease- of financieringsmaatschappij dat alleen zij over de tenaamstellingscode kunnen beschikken. Voor alle kentekenprocessen waarbij een leasevoertuig betrokken is, is namelijk de tenaamstellingscode nodig. Alleen een lease- of financieringsmaatschappij kan een verstrekkingsvoorbehoud in het kentekenregister plaatsen. Hiervoor hebben zij het kenteken en de laatst afgegeven tenaamstellingscode nodig. Voor voertuigen met nog een papieren kentekenbewijs blijft de huidige situatie (RTL-register) van toepassing.

Er is een aantal registratiemomenten afgesproken. Hier vindt u een totaaloverzicht van de verplichte registratiemomenten.

Nee. De RDW hanteert de termen ‘logisch’, ‘onlogisch’ en ‘geen oordeel’ om de historie van een voertuig te duiden. Die termen zijn vergelijkbaar met het groene, rode en oranje stoplicht van NAP.

Voor alle personenauto’s en lichte bedrijfswagens. Met een maximaal toegestane massa tot en met 3.500 kg.

De RDW stuurt erkende bedrijven die een ‘onlogische’ reeks tellerstanden veroorzaken een e-mail. Dit is een hulpmiddel om u de gelegenheid te geven de tellerstand te corrigeren voordat de eigenaar of houder van het voertuig een brief krijgt van de RDW.

Via www.rdw.nl > Inloggen zakelijk> logt u in met uw RDW-certificaat. Onder ’Uw bedrijfsgegevens’ kunt u uw gegevens raadplegen. Hier kunt u uw e-mailadres ook wijzigen.

Ja, er zijn dan meerdere tellerstanden in korte tijd zichtbaar in de database.

Klopt, u krijgt een melding bij Opname in bedrijfsvoorraad en bij Tenaamstelling. Bij de dienst "Opvoeren tellerstand" en "Aanvragen Tellerrapport" krijgt u een melding als de ingevoerde stand lager ligt dan de voorgaande tellerstand. Verder krijgt u een melding bij:

• APK afmelden
• Reparatie (onderhoud en banden)
• Inbouw (LPG en Tachograaf)
• Export
• Demontage

Als er bij deze processen een tellerstand wordt geregistreerd die lager ligt dan de voorgaande tellerstand of die extreem veel hoger ligt dan de voorgaande tellerstand, verschijnt daarvan direct de melding “Tellerstand kan fout zijn, corrigeer zo nodig en verstuur opnieuw” op het scherm. U kunt de tellerstand nog controleren en eventueel corrigeren. Daarna kunt u de registratie afronden.

Doel is om de tellerstand zo vaak mogelijk vast te leggen. Tegelijkertijd moet het wel overzichtelijk en werkbaar blijven. Daarom is ervoor gekozen om bij reparaties, onderhoud en bandenwissel vanaf 150,00 euro (incl. BTW) een tellerstand te registreren.

Het voorgeschreven moment wordt het afsluiten van de werkorder. Immers, tussen de werkplaatsdoorgang en de facturatie kan soms enige tijd verlopen. Het is belangrijk de tellerstand zo nauwkeurig mogelijk door te geven (niet afronden!).

Als u de teller niet kunt aflezen omdat het voertuig een dusdanige ernstige schade heeft en deze is niet eenvoudig te herstellen, dan kunt u ‘geen teller’ invoeren. Is er echter sprake van een eenvoudig op te lossen storing door bijvoorbeeld de lege accu op te laden of de kapotte accu (tijdelijk) te vervangen, dan moet u voor de registratie ervoor zorgen dat u alsnog de juiste tellerstand kunt aflezen. Deze afgelezen stand moet u vervolgens invoeren.

Ook tijdens de periode dat het voertuig in uw bedrijfsvoorraad staat kan de tellerstand wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan proefritten of het verplaatsen tussen vestigingen.

U kunt aangeven of het kilometers of mijlen zijn of dat er geen teller in het voertuig aanwezig is. In het geval van een mijlenteller houdt u gewoon de afgelezen stand in mijlen aan en geeft u die op. Als er geen teller aanwezig is, bestaat de mogelijkheid ‘geen teller’ in te voeren.

Een medewerker van een Post NL Postkantoor is vaak niet in staat de tellerstand ter plekke af te lezen. De kans op fouten bij doorgifte door de oude of nieuwe eigenaar is groot. Daarom is ervoor gekozen om de tellerstand bij lokethandelingen niet verplicht te stellen.

Ja, in plaats van de NAP-check kunt u de tellerstand controleren. Dit kunt u doen via uw leverancier. Lukt dit u niet, dan kunt u deze check doen in de particuliere dienst ‘Tellerstand controleren’.

Als u een DMS, garagesoftwarepakket, automatiserings- of bedrijfssysteem gebruikt, zal de doorgifte van tellerstanden in de software geïntegreerd worden. Werkt u zonder zo’n pakket, of is de registratie van tellerstanden niet geïntegreerd, dan kunt u de tellerstand via de RDW doorgeven. Het is ook mogelijk aan te sluiten op de dienstverlening van een softwareleverancier of provider die in registratie van tellerstanden voorziet.

De RDW houdt toezicht op het juist invoeren van tellerstanden. De RDW Toezichthouder Bedrijven kan tijdens een bezoek controleren of de tellerstanden van voertuigen in uw bedrijfsvoorraad of werkplaats juist zijn ingevoerd.

Ja. Als er in de registratie van een tellerstand iets mis is gegaan, dan kunt u zelf de laatst geregistreerde tellerstand corrigeren via de dienst ‘Tellerstand corrigeren’. Dit kan alleen als deze registratie door uw bedrijf is ingevoerd. 

Tellerstanden die na 1 januari 2014 zijn geregistreerd, en ouder zijn dan de laatste registratie in de database, kunnen alleen door de RDW worden gecorrigeerd. Hiervoor moet u een correctieverzoek bij de RDW indienen.

Wanneer een voertuig vanaf 1 januari 2014 na een registratie van een tellerstand het oordeel ‘onlogisch’ krijgt, ontvangt u een e-mail van de RDW. U heeft dan 5 werkdagen de tijd om een correctie uit te voeren. Als u geen reden ziet om te corrigeren, dan ontvangt de eigenaar of houder van het voertuig een brief van de RDW. Daarin staat dat de geregistreerde tellerstand ‘onlogisch’ is. U kunt via de dienst 'Uw bedrijfsgegevens wijzigen' uw correcte e-mailadres opgeven en beheren. Hiervoor moet u eerst inloggen.

U kunt aangeven dat u alleen een correctie kunt doen op de laatste tellerstand (en alleen als u deze zelf heeft geregistreerd). Omdat u de tellerstand juist heeft ingevoerd, kunt u de eigenaar/houder informeren dat dan waarschijnlijk de vorige tellerstand fout is. Om dit te corrigeren kan de klant een correctieverzoek indienen bij de RDW. De RDW beoordeelt dan of de tellerstand gecorrigeerd kan worden.

U krijgt een melding op uw scherm als de door u ingevoerde tellerstand lager is dan de voorgaande tellerstand. Er is dan sprake van een onlogische reeks tellerstanden. Het kan zijn dat de tellerstand die u hebt ingevoerd te laag is, maar het kan ook zijn dat de voorgaande tellerstand te hoog is geregistreerd. In dit geval is er ook sprake van een onlogische reeks tellerstanden terwijl u wel de juiste tellerstand heeft geregistreerd.

Ja. Wordt een voertuig niet meer gebruikt als taxi, dan moeten de taxikentekenplaten omgewisseld worden. De klant hoeft het kentekenbewijs deel IA (het voertuigbewijs) of het kentekenbewijs op creditcardformaat (kentekencard) hierbij niet te tonen.

Dan moet op het kentekenbewijs vermeld staan dat dit model is toegestaan. De controle hierop vindt plaats via GAIK Online. Dit model wordt per 2 stuks afgegeven. Als het voertuig aan de achterzijde is voorzien van een kentekenplaat 18.2, dan moet ook aan de voorzijde een kentekenplaat model 18.2 zijn aangebracht.

Het voorlopige kenteken is hetzelfde als het definitieve kenteken. Met het voorlopige kentekenbewijs en een geldig legitimatiebewijs worden gele kentekenplaten afgegeven. 

Is het kentekenbewijs voorzien van de duplicaatcode 0 en staat op het kentekenbewijs geen droogstempel of indicatie ‘RDW GAIK’, dan mag u kentekenplaten zonder duplicaatcode afgegeven en registreren als de RDW hiervoor toestemming geeft. Voor toestemming moet u een fax sturen naar de RDW (faxnummer 0598-699555). In de fax geeft u het volgende aan:

• Het kenteken
• Gegevens van de kentekenplaten
• Reden waarom er nog niet eerder kentekenplaten zijn aangeschaft
• Melden dat het kentekenbewijs geen droogstempel of ‘indicatie RDW GAIK’ heeft.

De helpdesk beoordeelt de door u gestuurde gegevens.

Let op! Pas na toestemming van de helpdesk mag productie en afgifte van de plaat of platen plaatsvinden.

Duplicaatcode 01 of hoger

Is het kentekenbewijs voorzien van een duplicaatcode die hoger is dan 0, dan moet u de kentekenplaten registeren met reden afgifte ‘Vermissing’ en de kentekenplaten voorzien van de aangegeven duplicaatcode. U moet dit registreren met reden afgifte ‘Vermissing’, omdat niet te controleren is of voor een vorig kentekenbewijs (met een lagere duplicaatcode) ooit kentekenplaten in het kader van GAIK zijn afgegeven.

Het antwoord op deze vraag leest u in het artikel Kentekenplaten voor voertuigen die nooit GAIK-platen hebben gehad.

Als u een aanvraag ontvangt voor handelaarskentekenplaten in het kader van een ‘Eerste afgifte’ waarbij u ook een doorlevering krijgt van een collega, moet u de door uzelf te maken kentekenplaten eerst in het proces ‘Productie’ registreren. Alle door u af te geven kentekenplaten moeten tezamen in het proces ‘Afgifte’ worden geregistreerd. Als u eerst de afgifte registreert van de doorgeleverde kentekenplaten dan kunt u de afgifte van de kentekenplaten die u zelf heeft gemaakt niet meer registreren

GAIK Online vereist een computer met internetverbinding om contact te maken met de RDW. Op de computer moet Microsoft Internet Explorer (minimaal versie 5.5) Service Pack 2 (uitgerust met 128-bits encryptie) geïnstalleerd zijn. Voordat u met GAIK Online gaat werken, krijgt u nog bezoek van de RDW Toezichthouder Bedrijven. Deze zal beoordelen of uw computer geschikt is om te gaan werken met GAIK Online.

Voor een trike mag 1 kentekenplaat worden afgegeven. Een kentekenplaat van het model 27.1 (lang), 27.2 (rechthoekig) of een 27.10 (motorkentekenplaat).

U bent niet verplicht om een computer bij de balie te hebben. Het gaat erom dat u de afgifte van kentekenplaten registreert. U mag de afgifteadministratie doen op een voor u zo ideaal mogelijke plaats op uw bedrijfsadres, mits de registratie bij afgifte plaatsvindt.

In een normale situatie bent u verplicht om bij omwisseling de lamineercode en het model van de ingenomen kentekenplaat te registreren. Handelaarskentekenplaten en kentekenplaten van het Amerikaanse model (het model 18.2) die voor 31 augustus 2002 zijn afgegeven, zijn niet voorzien van een lamineercode. Bij de omwisseling van deze kentekenplaten kunt u geen lamineercode van de ingenomen kentekenplaat invoeren. U kunt via een mail naar [email protected] of een fax naar 0598 69 95 55 alsnog een lamineercode aanvragen waarmee u de omwisseling kunt registeren. Voor vragen kunt u bellen met de helpdesk GAIK Online telefoonnummer 0598 69 26 66

Ja, de klant moet opnieuw een taxiverklaring tonen.

Het documentnummer staat rechtsonder op de kentekencard en bestaat uit 10 cijfers. Naast het documentnummer hoeft u geen andere voertuiggegevens in te voeren.

De blanco-kentekenplaten moeten eerst voor ontvangst worden ingeboekt.

Als het papieren kentekenbewijs of het kentekenbewijs op creditcardformaat (kentekencard ) een datum 1e toelating voor 1 januari 1978 heeft en het kenteken uit 2 keer 2  cijfers en 1 keer 2 letters bestaat. Hier vindt u meer informatie over donkerblauwe kentekenplaten.

De bedrijfsvoorraadpas moet u tonen bij:

• de afgifte van kentekenplaten als er geen kentekenbewijs op creditcardformaat (kentekencard) of gedateerd kentekenbewijs deel I of deel IA voor het voertuig is afgegeven.
• een ongedateerd kentekenbewijs deel I of deel IA.

U registreert de afgifte van de kentekenplaten bij de afgifte. Een medewerker van uw bedrijf kan kentekenplaten bij een klant afleveren (een zogenoemde koerierlevering). Deze platen worden vooraf geregistreerd in het proces ‘Productie’. Als de kentekenplaten zijn afgegeven, registreert u deze als afgegeven via het proces ‘Afgifte’. U moet de afgifte registreren op de dag dat de kentekenplaten zijn afgegeven. Mocht dit door omstandigheden niet lukken, dan heeft u uiterlijk tot 12.00 uur de volgende dag de tijd om de afgifte te registreren. Bij een doorlevering registreert u de kentekenplaten in het proces ‘ Productie’. Als de kentekenplaten aan u zijn doorgeleverd, dan registreert u de doorgeleverde kentekenplaten in het proces ‘Afgifte’.

Bulkverwerking geeft de mogelijkheid voor 'grootverbruikers'om een grote hoeveelheid registratiegegegevens in één keer (in Bulk) bij de RDW aan te leveren. Om te weten wat de voorwaarden zijn voor 'bulkverwerking' kunt u contact opnemen met de helpdesk GAIK Online, telefoonnummer 0598 69 26 77 of een e-mail sturen [email protected]

Met een plaatafgiftecode kan een ander dan de aanvrager van de inschrijving (meestal de importeur van het voertuig) de kentekenplaten aanschaffen. De aanvrager van de inschrijving krijgt zo´n plaatafgiftecode van de RDW en kan deze aan een andere partij doorgeven.

Een plaatafgiftecode bestaat uit zes cijfers. De plaatafgiftecode is alleen van toepassing bij een eerste afgifte en is tot één week na de tenaamstelling geldig of totdat het voertuig in bedrijfsvoorraad is aangemeld.

Bij een belemmerende status neemt u contact op met de helpdesk van GAIK Online. In dit geval mag u geen kentekenplaten voor dit voertuig afgeven.

Van de ingeleverde kentekenplaten bij ‘Vermissing’ hoeft u geen melding te doen in GAIK Online (dit is wel mogelijk). Van de ingenomen kentekenplaten bij omwisseling moet u de lamineercode en het model registreren.

Na verloop van tijd (hier staat geen bepaalde termijn voor) kunt u de kentekenplaat als ‘vernietigd’ registreren. Tot die tijd moet u de kentekenplaat wel in een afsluitbare voorziening bewaren.

Twee kentekenplaten van het model 27.1 (lang) of 27.2 (rechthoekig). Het is toegestaan om één kentekenplaat van het model 27.10 voor het voertuig af te geven als dit op het papieren kentekenbewijs staat vermeld. Als er geen papieren kentekenbewijs is, dan is het toegestaan als de registratie van de kentekenplaat van het model 27.10 in GAIK Online mogelijk is.

Alle platen mogen doorgeleverd worden behalve de kentekenplaten van het model 27.1 (geel lang) en 27.2 (geel rechthoekig) tenzij deze kentekenplaten voorzien zijn van kunststof opdruktekens (de zogenaamde luxe kentekenplaten).