Dit is een bijlage bij de Voorwaarden Keuren aan Huis. De RDW controleert de naleving van deze voorwaarden op basis van een (privaatrechtelijke) akkoordverklaring van de deelnemer Keuren aan Huis waarbij is ingestemd met die voorwaarden en deze “Controlebeleid en Gedragsregels”.
De RDW doet dit door administratieve controles en bezoeken. In beginsel kondigt de RDW deze bezoeken aan. Daarnaast heeft de RDW het recht deelnemers onaangekondigd te bezoeken om te beoordelen of de deelnemer aan de voorwaarden voldoet. De RDW kan de deelnemer o.a. een bezoek brengen naar aanleiding van:
- een periodiek of tussentijds bezoek;
- een administratieve controle (aanwezigheid documentatie behorend bij apparatuur / inrichting en veiligheid op de werkvloer);
- een (externe) melding.
1.1 Inleiding
Als deelnemer bent u gerechtigd om RDW-keuringen uit te laten voeren door RDW medewerkers op een locatie die u exploiteert. Het beschikbaar stellen van deze locatie en apparatuur kent een verantwoordelijkheid. De RDW kan dit controleren om te bezien of de veiligheid voldoende geborgd wordt en om te kijken of de gemaakte afspraken en processen voldoende nageleefd worden. Hoe en waarom de RDW controleert, is in dit document vastgelegd.
Te allen tijde moet in ogenschouw genomen worden dat “keuren aan huis” een gunst is waar de klant om vraagt, dat de klant te allen tijde het alternatief heeft om een afspraak te maken op een van de RDW keuringslocatie en dat de RDW te allen tijde de mogelijkheid heeft om de klant verder te helpen op een keuringslocatie, ook in geval de samenwerking volgens de RDW niet loopt zoals het volgens de normen van het maatschappelijk verkeer verwacht mag worden en / of indien de ‘win-win-situatie’ ten opzichte van een keuring op een RDW keuringslocatie niet bereikt zou worden.
2.1 Basis van de controle
De RDW controleert de deelnemer op grond van de akkoordverklaring van de deelnemer met de Voorwaarden Keuren aan Huis en de Bijlage “Controlebeleid en Gedragsregels Keuren aan Huis”.
2.2 Wijze van controle houden
De RDW controleert de deelnemer door middel van:
- risico gestuurde controles;
- periodieke controlebezoeken;
- signalen van derden of RDW medewerkers over (mogelijke) tekortkomingen of overtredingen.
Risico gestuurde controles
Risico gestuurde controle houdt in dat bedrijven waar tekortkomingen of signalen geconstateerd zijn, vaker het onderwerp van controle kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.
Periodieke controlebezoeken
De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door RDW medewerkers en worden in de regel van tevoren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. De RDW medewerker belt met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen rechten ontlenen. Dit telefoonnummer is niet bedoeld voor het stellen van vragen of het reageren op brieven die u van de RDW ontvangt. Misbruik van het telefoonnummer kan gevolgen hebben voor uw deelname als deelnemer. U bent er zelf voor verantwoordelijk dat de RDW medewerker het bezoek telefonisch kan aankondigen.
Bij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. Als na maximaal (in totaal) drie pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de RDW medewerker uw bedrijf onaangekondigd.
Wordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de RDW medewerker een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘verklaring controle deelnemer’ toe. Op deze verklaring kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een opschorting van uw diensten als deelnemer voor de duur van zes weken. Na ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de RDW medewerker vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de RDW medewerker u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig zijn. Stuurt u de verklaring niet terug of komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan controle van diensten onder deze overeenkomst.
Wanneer in verband met langdurige afwezigheid uw bedrijf gesloten is en er geen bedrijfsactiviteiten plaatsvinden zodat controle niet mogelijk is, dan brengt u de RDW hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte.
Als deelnemer bent u gerechtigd tot het aanvragen van keuringen op een eigen locatie. Het laten uitvoeren daarvan kent een verantwoordelijkheid. De RDW vertrouwt erop dat u op de juiste wijze gebruik maakt van de mogelijkheid deze dienst aan te bieden en de verplichtingen naleeft. De RDW houdt controle op de correcte naleving van de eisen en voorschriften die uit de Voorwaarden Keuren aan Huis, de aanvullende voorwaarden en dit document “Controlebeleid en Gedragsregels Keuren aan Huis” voortvloeien en het juiste gebruik van de verantwoordelijkheden die u op eigen verzoek heeft ontvangen.
3.1 Eisen en voorschriften voor de Deelnemer
Als Deelnemer moet u aan een aantal eisen voldoen die zijn vastgelegd in de voorwaarden Keuren aan Huis. Per specifiek contract kunnen eisen worden gesteld die aanvullend zijn aan die de voorwaarden aan het bezoekadres, de keuringsruimte en de werkplaats worden gesteld. Zie hiervoor de voorwaarden die betrekking hebben op uw Keuren aan Huis contract(en).
De deelnemer voldoet aan alle financiële verplichtingen. Dit geldt voor alle bedragen die als Keuren aan Huis klant verschuldigd zijn. Voldoet de deelnemer niet aan de financiële verplichtingen, dan worden de contracten in beginsel voor de duur van 6 weken geschorst en kan dat verleng worden over de periode dat niet voldaan wordt aan de financiële verplichtingen.
Naast het controlebeleid dat is beschreven in dit document zijn de volgende beleidsregels en documenten onderdeel van het controlebeleid van de RDW:
- Voorwaarden “Keuren aan Huis” (dit document/deze pagina);
- Voorwaarden Keuren aan Huis t.b.v. Controleren Technische Staat en Testen/verifiëren voor de voertuigcategorieën M, N, O en L;
- Voorwaarden Keuren aan Huis t.b.v. Controleren Technische Staat en Testen/verifiëren voor de voertuigcategorieën T, C, R, S en U;
- Voorwaarden Keuren aan Huis t.b.v. (her)registratie voertuigen;
- Toelichting inrichting keuringsruimte, werkplaats en apparatuur(pdf, 815kb).
Indien de bovenstaande benoemde regels niet rechtstreeks gelden, dienen zij als richtsnoer voor het invullen van de geldende normen waarbij de specifieke voorwaarden voor Keuren aan Huis prevaleren.
Als u niet meer aan de verplichtingen voldoet, kan dat leiden tot een opschorting van de dienstverlening als deelnemer. Hierover vindt u meer in hoofdstuk 4.
Voorschriften zijn de gedragsregels waaraan het bevoegde bedrijf zich dient te houden. Deze voorschriften zijn terug te vinden in de Voorwaarden Keuren aan Huis en dit document “Controlebeleid en Gedragsregels Keuren aan Huis”. U wordt geacht zich op de hoogte te stellen van de regels en deze in te passen in de bedrijfsvoering. U dient de procedures in het bedrijf dan ook nauwkeurig af te stemmen op die voorschriften.
3.1.1 Het verlenen van medewerking aan controle
In het contract (dat een privaatrechtelijk karakter heeft en geen publiekrechtelijk karakter) spreken partijen af dat u verplicht bent mee te werken aan controle door de RDW. Dit betekent dat u dient mee te werken aan het laten beoordelen van de keuringslocatie en alle bijbehorende relevante documentatie zoals m.b.t. de apparatuur, zoals de gebruiksaanwijzingen, logboeken, keuringsdocumentatie, etc en zoals m.b.t. de veiligheid in algemene zin, zoals een vluchtplan, etc.
Aan het niet meewerken aan controle, kan de RDW als partij consequenties verbinden zoals een opschorting of intrekking van c.q. de overeenkomst “Keuren aan Huis”.
Indien de deelnemer zijn of haar emoties richt op de persoon van de RDW medewerker door middel van verbale agressie (uitschelden), discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie in uw bedrijf door daar aanwezige personen of via de telefoon, sociale media of e-mail, dan is dat voor RDW een gegronde reden om over te gaan tot opzegging en / of een ontbinding van de overeenkomst. Ook kan de RDW bepalen dat zij een wachttijd zal hanteren van maximaal 30 maanden voor het beoordelen van een nieuwe aanvraag. Ook bij fysiek geweld of dreiging daarmee tegen een RDW medewerker in kan de RDW de overeenkomst opzeggen of ontbinden. Daarnaast doet de RDW aangifte ten behoeve van strafrechtelijke vervolging.
Ook bij agressie, discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie dan wel dreiging daarmee of een andere gedraging die dat rechtvaardigt, ongeacht in welke vorm deze geuit wordt tegen een RDW medewerker of de organisatie, kan een opzegging en / of ontbinding van de overeenkomst volgen en, indien van toepassing, een wachttijd van maximaal 30 maanden bepaald worden. Tevens geldt dat dit aanleiding kan zijn om aangifte te doen. Onder intimidatie valt ook het filmen en/of geluidsopnamen maken van medewerkers van de RDW zonder dat daarvoor een gerechtvaardigd belang is.
3.1.2 Documentatie
Op de locatie van de deelnemer dienen (digitale) instructies en bijbehorende certificaten aanwezig te zijn die betrekking hebben op de keuringslocatie en in het bijzonder op de aanwezige apparatuur voor de KAH keuringen die worden aangevraagd door de deelnemer. Deze gegevens moeten op verzoek worden getoond aan een RDW medewerker. Deze gegevens moeten op verzoek worden getoond aan een RDW Toezichthouder Bedrijven.
3.1.3 Uitingen
U mag de eventuele uitingen rond Keuren aan Huis alleen voeren als u deelnemer bent. U dient deze na ontbinding van de overeenkomst te verwijderen.
3.1.4 Instrueren van uw personeel
Voor een goed gebruik van uw aansluiting op Keren aan Huis is het van groot belang dat u uw personeel voldoende instrueert. Hoe u dit invult is uw eigen verantwoordelijkheid. De gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van uw personeel komen voor uw rekening en risico. Naast de gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van uw personeel, komen ook fouten gemaakt door uw personeel voor uw rekening en risico.
4.1 Vaststellen van een tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst
Een tekortkoming kan onder andere worden vastgesteld:
- tijdens het uitvoeren van een keuring;
- tijdens een controlebezoek;
- door een administratieve controle;
- door een klacht, melding of signaal.
4.2 Visie
Als een tekortkoming is geconstateerd, krijgt u van de RDW in beginsel de gelegenheid uw visie te uiten voordat wordt besloten welke consequenties RDW daar als contractant aan verbindt.
In verband met de vereiste spoed kan uw visie bij zwaarwegende belangen niet worden gevraagd in geval sprake is van veiligheidsrisico’s, fraude, agressie, intimidatie, seksuele intimidatie of discriminatie dan wel dreiging daarmee ongeacht in welke vorm deze geuit wordt tegen een RDW medewerker in uw bedrijf door daar aanwezige personen. Dit geldt ook indien agressie, intimidatie, seksuele intimidatie of discriminatie dan wel dreiging daarmee ongeacht in welke vorm deze geuit wordt tegen een RDW medewerker buiten uw bedrijf plaatsvindt.
In uw visie kunt u alle feiten en omstandigheden weergeven, met name ook specifiek voor u geldende en aantoonbare bijzondere feiten of omstandigheden. De RDW neemt uw visie mee bij het al dan niet bekend maken van consequenties voor het contract, zoals opzegging of ontbinding.
4.3 Categorisering tekortkomingen
Zonder uitputtendheid te betrachten, worden onder andere de volgende situaties benoemd en overeengekomen tussen partijen die gekwalificeerd kunnen worden als het niet nakomen van de verplichtingen uit de overeenkomst die een opschorting, opzegging of ontbinding zouden kunnen rechtvaardigen:
- er zijn geen (digitale) instructies die betrekking hebben op de naleving van de eisen op uw locatie aanwezig;
- Andere voertuigen aanbieden dan waarvoor vooraf een geaccepteerde aanvraag is ingediend.
- De deelnemer heeft geen of onvoldoende medewerking verleend, zoals:
- een ter zake kundig medewerker was niet aanwezig;
- de deelnemer heeft de vereiste apparatuur niet ter beschikking gesteld;
- de deelnemer heeft tijdens de keuring zonder toestemming van de RDW medewerker wijzigingen aangebracht of aan laten brengen aan het voertuig.
- De deelnemer heeft de RDW medewerker gebruik laten maken van niet-gecertificeerde apparatuur.
- De deelnemer beschikt niet over de vereiste ruimte en/of (meet-)apparatuur om de keuring uit te voeren;
- De deelnemer weigert mee te werken aan het beoordelen van de keuringslocatie;
- Ondermijning van het controle, zoals:
- niet verlenen van toegang tot uw bedrijf;
- het weigeren om medewerking te verlenen;
- verbaal en/of (fysiek) geweld of dreiging daarmee;
- intimidatie.
- Fraude;
- Niet binnen de termijn aan de opschortingsvoorwaarden voldoen.
De hiervoor genoemde situaties zijn uitdrukkelijk bedoeld als voorbeeld en niet als limitatief.
- RDW en de contractant zijn zich ervan bewust dat partijen enerzijds een (privaatrechtelijke) relatie uit hoofde van deze overeenkomst kunnen hebben en anderzijds een (publiek)rechtelijke relatie zoals bijvoorbeeld uit hoofde van een erkenning.
- Partijen zijn zich ervan bewust dat deze rechtsverhoudingen niet direct met elkaar verbonden zijn, maar dat in alle gevallen de norm is om elkaar in het maatschappelijk verkeer te gedragen zoals dat over en weer verwacht mag worden en dat dit betekent dat een tekortkoming in de ene rechtsverhouding ook door kan werken en andersom. Dat geldt onder meer voor ernstige overtredingen of tekortkomingen, zoals agressie, intimidatie, etc.
Als de RDW een contractuele consequentie bekend heeft gemaakt en u het daarmee niet eens bent, kunt u daartegen opkomen bij een in Nederland gevestigde volgens de wet bevoegde rechtbank, sector civiel recht. Hoe u dit kunt doen, is vermeld op de website van de rechtspraak.